Bitriks24: Effektiv ärendehantering - hur man lär sig att ta jobbet i tid

Vi fortsätter att granska en serie om hur Layfhaker flyttade till Bitriks24Och temat för dag - en effektiv ärendehantering.

Vi pratade förra gången om svårigheten att hitta en business serviceKombinera avancerad uppgift ledningssystem och sane CRM. Korrekt förvaltning uppgift är inte möjligt utan ett flexibelt verktyg och Bitriks24 sin del föreslog den rätta lösningen för våra behov.

uttrycker klart

Sätt uppgiften lätt. Men här är att ställa problemet så att alla på en gång det blev klart, och det finns ingen tvekan - riktigt hårt. Vi står inför situationer där komplexa uppdrag åt en grupp eller ens en enda person genererar flera megabyte ström av uppdateringar, förtydligas och peresprashivaniya som kan pågå i flera timmar.

Vilket nummer ska vara komplett? Och detta är för middag, eller vänta till kvällen? specifikt hur många K borde vara? En chef vet? Han överlämnade en kommentar? Jag har 3 uppgifter som gör först? Programmerare sett kammenty med buggar? en uppgift scenograf? Vem är i kontakt med kunden?

En sådan lycka vi inte behöver, och därför uppgiften ledningssystemet bör ta hänsyn till alla nyanser och egenheter hos varje process, som är en uppgift bör ändras så att det är omedelbart klart och förståeligt.

Hur man sätter problemet rätt?

För att uppnå effekten "sade han när cut" är möjlig endast genom ett utstuderat beredningsform Tasca. Vill du utföra uppgiften på ett tomt i ett fritt format? Lycka till.

Här är allt enkelt och konsekvent. Systemet som det specificeras ytterligare parametrar direkt i färd med att formulera problemet, och inte tillåter att glömma att ange de viktiga punkterna. För ganska primitiv Taxco är en form av "enkel uppgift". På sin sammanställning kräver inte mer än en minut.

Var och en av de ytterligare parametrar är alltid framför mina ögon och orsakade ett enda musklick.

Utgången är en uppgift beskrivning prioritet, deadlines, ansvarig person och projektspecifikt. Glöm inte att när du trycker på "Spara" mannen omedelbart anmälas inom Bitriks24 och med varje inställning varnar det dessutom kommer ett e-postmeddelande. Ingenting (med undantag för namn och beskrivning av problemet) inte behöver köra handtag - alla våra medarbetare, tillsammans med företagets struktur görs i systemet, och välja någon av dem kan vara ett par klick.

komplexa uppgifter

Okej, enkla uppgifter, är allt klart, men vad som är situationen allvarlig del av Taxco som involverar ett fåtal personer, och var och en av dem utför sin del av arbetet och en del av under uppgifter är prioriteringar för tiden avslutad?

I själva verket, på samma sätt. Ökar bara antalet parametrar som indikerar Tasca producent, men produktionen har vi samma tydliga genomföra ändlig struktur.

När de kombineras är tillräcklig för att indikera medförfattare uppgifter och underaktiviteter i närvaro av varje underaktivitet anges sekventiellt i den överordnade uppgiften.

Till alla var engagerade i handling, att tillräckligt kunna utmana roll observatörer.

En titt från konstnären

Nu tittar vi på processen från den andra sidan - från ögonen på den person som kommer att utföra dessa uppgifter.

Även den mest genomtänkta uppgift ledningssystem skulle vara meningslöst i avsaknad av förmågan att klart och förståeligt presentera data till testamentsexekutor. Enligt vår mening är det grundläggande kravet för ett sådant gränssnitt möjlighet att ge en person all viktig information utan klick och konverteringar, det vill säga på en bild.

Här är det genomförs av färg och digitala displayer. På toppen av det totala antalet aktiva uppgifter med uppdelningen enligt vilken typ av deltagande i dem: konstnär, assistent, handledare, delegera.

Namnet på varje uppgift indikeras av en viss färg beroende på tidpunkten för den tidsfrist. Blue UPPGIFT - arbete i dag. Green - en ny utmaning, som jag ännu inte har undersökts. Röd - förfallna uppgift brand.

Att bestämma exekveringssekvensen TASK delas en prioritet som sträcker sig från grått (lägst) till den röda (prioritet).

Arbeta med uppgifter

När du växlar till en specifik uppgift artist ser Task beskrivning med bifogade därtill material (dokument, grafik och så vidare) och ingår här underaktiviteter (om någon). I det högra hörnet är fortfarande synliga viktig information: prioritet och deydlayn. För att utesluta frågan om "vem du ska kontakta om ..." här som produktion uppgifter.

Kommunikation och fixering verksamhet genom kommentarer systemet. Lämnade ett meddelande omedelbart kommer till alla ansvariga, assistenter, regissörer, samt observatörer.

I allmänhet gränssnittsblock kommentarer är mycket lik Gmail och kan fästas på alla typer av kommentarfiler, filmer och länkar. Texteditor för att formatera text tillgänglig.

Den mänskliga faktorn kan uppstå överallt, och Bitriks24 är inget undantag. Till exempel kom vi till en uppgift som är ingalunda med anknytning till vår verksamhet och bör tydligt utföras av en annan person. För en sådan situation, tillhandahålls möjlighet att delegera uppgifter. Med ett enda klick passerar vi en uppgift hans sann konstnär, utan att förlora värdefull tid och inte bry regissören och alla andra.

Naturligtvis alla de åtgärder i samband med uppgiften lagras i en logg block.

Sök a la Google

Vi vet inte hur man ska trivas med den information som du har, men de ofta föredrar att se alla genom en enda sökning. Med detta har vi utbildat Google.

Mindre guglovogo finna att, till exempel, medan det i posten, kan du söka bara via mail + + online chattar, men inte på Google Drive.

I Bitriks24 sökmotor är en och kan hitta motsvarande begäran data från varje enhet som användaren har tillgång till.

Oavsett vilken del av systemet du är nu på toppen av gränssnittet är alltid en sökruta som söker överallt.

snabb tillgång

Det sista vi vill nämna i denna översyn Bitriks24 - interface arkitektur. Detta är en ganska subjektiv fråga, eftersom dess navigering och interaktion modell för varje själ till dem eller andra tjänster, men vi är med 146% sannolikhet villig att säga - alltför häckande ingen gillar. Du vet, det finns produkter på sig att flytta från en avdelning till en annan måste du göra mer än 5 klick. Detta är oacceptabelt, och skälet till sådana fel är ett - nej permanent display anpassad navigeringsmenyFrån vilken du kan förvandla till önskad del av systemet och fortsätter att se den här menyn var du än är. Det är oerhört snabbare navigering.

Vi förespråkar inte ställning "vänja sig vid allt." I själva verket behöver du inte vänjer sig, och sätta upp och bli arg. Nöjet att arbeta med ett sådant verktyg kommer inte att öka med tiden. Vi fortsätter att utveckla djupare Bitriks24 upptäcka nya aspekter av den här tjänsten.

att fortsättas

Idag erbjuder vi dig att delta i byggandet av ämnen efter recensioner. Berätta för oss i kommentarerna på de frågor du kan ha när det gäller driften av olika element Bitriks24, och i sin tur kommer vi att försöka inkludera de mest intressanta ögonblicken i följande publikationer.

Bitriks24 | Registrera dig i tjänsten