Hur man organiserar en cool händelse på egen hand

Jag vill anordna ett evenemang själv. Var ska man börja?

Tänk på idén om händelsen. Det bör inte vara en abstrakt idé, men ett mycket specifikt mål. Tydligt svara på tre frågor:

Vad jag vill organisera?

Så du definiera formatet av händelsen. Det kan vara ett parti, festival, Föreläsning eller film screening. Tänk, för vad publiken gör du det och hur många människor du vill attrahera.

Var är händelsen?

Baserat på storleken, bestämma vad du behöver en plats. Till exempel ett stängt rum för 200 personer, ett auditorium för 500 personer och uteplats för 70 personer.

När händelsen kommer att äga rum?

Välj datumet i förväg för att ha tid att göra allt i tid. En liten händelse för 100 personer kan beredas för månaden, och musikfestival 1000 personer - inte mindre än sex månader. Ju tidigare du bestämmer, desto lättare blir det att hitta en plats.

Kom idén skulle vara: "Jag vill göra en techno party på stranden den 31 augusti för att hedra den sista dagen av sommaren. Till partiet måste vara minst 200 personer och två gäst DJ. "

Jag kan göra allt själv?

Knappast. Många fall, och i dag bara 24 timmar. Därför att samla likasinnade lag bättre, mellan vilka du dela alla uppgifter. Tja, om affischer kommer att dra designer, för att främja projektet - en erfaren SMM-specialist, och ställa in utrustning - zvukach.

Var inte rädd för att delegera en del av de uppgifter till andra. Det viktigaste att de var intresserade av resultatet och de kunde lita på. Du gör allvar ditt liv enklare genom att tilldela producenten av händelsen. Hans uppgift - att lösa alla problem och tvister, övervaka ett lag och ta ansvar för vad som händer.

Om du inte vet var du ska leta efter rätt människor att hjälpa online-tjänster:

• EventCatalog.ru - största databas av webbplatser och entreprenörer.
• theGIFTED - Snabbsökning av arbetstagare och intressanta karaktärer.
• YouDo - söker efter volontärer eller anställda för en liten avgift.

Laget är, vad man ska göra härnäst?

Gör en lista över samtliga fall. Du kommer att behöva begreppet händelsen, definiera budget, hitta och förbereda rummet, bjuda musiker att hyra utrustning för att göra banderoller, organisera catering (mat leverans och försörjning och dricker). Sluta inte förrän bredvid varje objekt inte kommer att kontrolleras.

Få tillsammans som ett team, diskutera handlingsplanen och tilldela ansvar. Alla måste förstå vad han säger. För alla uppgifter som deadline.

användning Trello eller "Google Spreadsheets"Att arbeta med uppgifterna. Enkelt, när det finns tillgång till dokumentet i hela laget.

Var noga med att skriva ner allt det nya numret i dina kontakter. Bättre att göra det på en "Imya_Dolzhnost_Data händelse." Till exempel "Vlad fotograf 15.07." Så du kommer inte att bli förvirrad.

Jag är rädd för att glömma något. Kan jag ha en grov plan?

Möjligt. Standardplanen är som följer:

1. Anordna möten med volontärer, team och sponsorer.
2. Förbered biljetter, hotell och transfer till de inbjudna gästerna.
3. För design och skriva ut broschyrer, affischer, märkta T-shirts och allt annat du behöver i förväg för att måla och skriva.
4. Lease och förbereda platsen. Tänk på platser för besökare, personal, utrustning och parkering. Harmonisera förteckningen över gäster och arrangörer från webbplatsägare.
5. Föreskriva tidpunkten för händelsen - att någon gång kommer att inträffa. Du måste veta den exakta minuten när maten serveras, och när nämnda bly.
6. Hyra utrustning. Den minsta uppsättning: bärbar dator, högtalare, mixer, två mikrofoner, en skärm och en projektor. Vid stora händelser är användbar för att kommunicera med radio laget med ett headset.
7. Att förhandla med fotografen och filmare. Föreskriva mandat, att komma överens om villkoren och underteckna ett kontrakt.
8. Anställa personal säkerhet, garderob, servitörer, städning. Antalet personer beroende på evenemanget. Det är möjligt att du inte kommer att behöva ytterligare personal eller volontärer kan hittas.
9. Hitta ledaren. Detta är viktigt. Från det beror på stämningen av gästerna och den allmänna stämningen av händelsen.
10. Tänk igenom logistiken för hur man levererar folket, utrustning och mat till platsen för händelsen och tillbaka.

Missbildning - regel snarare än undantag. Ge en plan B för varje punkt: vad man ska göra om du plötsligt ge upp i domstol? Och om det finns problem med ljudet? Och om det börjar regna?

Jag vet inte om jag kan hitta pengar för projektet. Vad har jag för alternativ?

Först beräkna den ungefärliga budgeten för evenemanget och göra en budget. Heed alla kostnader: Lokaler, utrustning, inbjudna gäster, reklam, tryckning, logistik, catering, lag. Till exempel inkluderar kostnader för de inbjudna gästerna biljett, boende, måltider, överföringar och avgifter. Utgifter på kommando: betala telefonräkningar, mat, köpa rekvisita.

När du förstår exakt hur mycket du behöver, börja samla in pengar. Var man hittar dem - det beror på formatet på händelsen.

Om du ordna något socialt signifikant (festival av graffiti, populärvetenskapliga föreläsningar för skolbarn), kan du ansöka om ett bidrag för att starta insamlingar för Planeta.ru eller locka frivilliga.

Om du gör en kommersiell händelse - leta efter en sponsor intresserad av PR. Gör en vacker presentation och tydligt beskriva vad gynnar sponsorn kommer att få delta i projektet och vad som krävs av honom. Bara vara ärlig och inte lova vad som inte kan göra. Du kommer att ha en bättre chans att lyckas om målgruppen ditt evenemang för att sammanfalla med målgruppen av sponsrande företaget.

Om du organisera ett bröllop bästa vän - anslut vänner och bekanta. De kan ge dig en lämplig plats, teknik och bilkörning.

Ett bra sätt att minska budgeten för kommersiell verksamhet - att förhandla med entreprenörer och arbeta på en byteshandel basis. De flesta dyra entreprenörer - catering och alkohol bar. Sätt dina villkor, föreskriva tydliga mandat och tveka inte att be om en rabatt.

Vad man ska leta efter, allt var på höjden?

Viktig varje detalj, även antalet toaletter och närvaro veloparkovki. Men det finns fem huvudsakliga faktorer som avgör framgången för någon händelse:

• Light. Bra ljus - det är när scenen tydligt, i rampljuset är inte blind, och gästerna kommer inte att falla fula skuggor.
• Sound. Kontrollera tekniken några gånger, justera mikrofonen och komma överens med ägaren av rummet bullerbestämmelser på platsen.
• Renhet. Inga sopor, smutsiga golv och uncleared toaletter.
• Säkerhet. Lär utrymningsplanen och genomföra utbildning för lag och volontärer. Alla ska veta var nödutgångar, brandsläckare och första hjälpen-kit.
• Temperatur. Ingen ska inte vara för varmt eller för kallt - det är nödvändigt att kontrollera luftcirkulationen och servicevänlighet balsam. Bekväma temperatur inomhus i den varma årstiden - 23-25 ​​° C, i kyla - 22-24 ° C. Om du tillbringar en musikfestival, bör temperaturen vara lägre (20-22 ° C), för efter dansscenen alls definitivt kommer att heta.

Vem behöver vara samordnade åtgärder för att undvika att bli utsparkad polisen?

Du måste förbereda två meddelanden: administrationen av staden och polisen (om händelsen är mindre än 2 000 personer). De kan skickas per post eller kurir, två kopior av varje organ. Om du planerar en händelse, som kommer att vara mer än 2 000 personer, måste du dessutom skicka en anmälan till regeringen i regionen och den regionala polisen.

Meddelandet är skrivet i fri form: det är nödvändigt att ange att du vill använda, vilket namn och syftet med händelsen, var och när det kommer att ske, hur mycket som förväntas av deltagare, som arrangörerna. Exempel uppdateringar söka på Internet.

Att ingå avtal med alla entreprenörer som levererar dig tekniken, catering eller tillhandahåller hyra utrymme. Förhandla klart alla detaljer och ser till att de är överens. Till exempel, om överens om att slutstädning av lokalerna av ägaren, bör objektet vara i kontraktet.

Hur att meddela händelsen till om det så många människor som möjligt?

Ge det ett namn och en logotyp. Låt designern kommer att dra affischer och utveckla en företagsidentitet. Gör en enkel webbplats med information om händelsen - till exempel tilda.

Skicka ut ett pressmeddelande med information om händelsen, vad, när och var du tillbringar som de arrangörer, partners och intressenter. Försök att ränte journalister. Skriv inte alltför torr och skicka pressmeddelanden till specialiserade media - som har samma målgrupp som ditt evenemang. Kontakta redaktionen på de flesta platser kan hittas i det offentliga rummet.

Glöm inte om marknadsföring i sociala nätverk. Skapa en avtalad tid i Facebook, «VKontakte" och sidan evenemang i Instagram. Kör riktad reklam och visar korrekt inställd: det ska bara visa din målgrupp reklam budget inte gå till spillo. Fråga stora tätorter och bloggare att prata om händelsen på sina sidor. Om du inte är bra på SMM, läsa blog "Netologii" - det finns många användbara material om marknadsföring i sociala nätverk.

Allt är klart. Något annat du behöver för att ge?

Vara helt framställd. Vid arrangören ska alltid laddas med telefon och internet, batteriladdare, laptop ersättning, förlängningskabel, HDMI-adaptrar för alla möjliga kontakter, klistermärken, tejp, flera tändare, brevpapper kniv, tejp och smärtstillande medel i fall värk huvud.