6 principer för arbetsflödeshantering kan du lära dig av franska kockar
Miscellanea / / August 04, 2021
Ta reda på vad en skärbräda och en arbetshanterare har gemensamt.
Franska kockar har konceptet mise-en-place, vilket betyder "allt på sin plats". Det uppfanns av trettonårige Auguste Escoffier redan 1859, när han började hjälpa sin farbror med arbete på en restaurang.
Pojken växte upp och ägnade sitt liv åt att omvandla det franska köket till en världsstandard och kockens arbete till högkonst. Han skapade en hierarki där varje ingrediens, verktyg eller maträtt serverades enligt en tydlig plan.
Kockar, som alla kunskapsarbetare, har begränsade minnes- och energibutiker. Därför optimerar de processerna i köket så att rutindelen tar upp så få resurser som möjligt och det finns tid att fokusera på det kreativa. En av de mest grundläggande och givande färdigheterna du kan lära dig av dessa mästare är att hantera ditt arbete.
1. Var konsekvent
I köket är det viktigt att köttet tinas innan det hackas, pastan kokas innan såsen tillsätts och vitlöken skalas innan den läggs i skålen. Den rätta sekvensen är oerhört viktig här. Det tar bara några sekunder att få kycklingen ur frysen. Men smaken på rätten beror på om kocken glömde att göra detta i början av skiftet, och faktiskt om det kommer att tillagas.
Så det är på jobbet. Uppgifterna du slutförde sätter först tonen för dagen. Om du vet att du måste ladda ner ett stort program och det tar ungefär en timme, starta nedladdningen och gör något annat parallellt.
Om du skjuter upp frågan till det ögonblick då du behöver programmet, måste du vara nervös och sakta ner processerna. De minuter som spenderas nu kan spara dig timmar senare. Glöm därför inte att komponera listornaför att bestämma sekvensen av åtgärder.
2. Använd påminnelser
I köket har varje föremål sin egen plats. Om kocken har lagt en stekpanna på spisen, så är det här inte bara en stekpanna, utan också en påminnelse om att någon maträtt förbereds. Oljan på den väser inte bara, utan signalerar att det är dags att ta nästa steg. Om kocken behöver laga tre rätter parallellt kan han sätta en kastrull på elden, ta bort grädden från kylskåpet och lägg örterna på en skärbräda.
De som inte arbetar med produkter, men med information, kan få hundratals meddelanden och ett dussin brev per timme. Och varje gång efter att du har läst dem måste du placera den mottagna informationen på rätt plats, som en massa grönska på en tavla.
För detta, en uppgiftshanterare, anteckningar i telefonen, en ansökan om uppskjuten läsning och online kalender. De är den digitala "miljön" som "kommer ihåg" allt du behöver. Efter en inkommande förfrågan, placera en påminnelse om det "på skärbrädan" - så kommer ingenting att gå förlorat.
3. Skillnaden mellan uppgiftstyper
Tiden kan inte saktas ner eller påskyndas. Men kockar tror att det inte alltid är samma sak och skiljer två typer: den tid som kräver att en person engageras och den som inte gör det.
Det första gäller uppgifter som kräver att kocken är fullt fokuserad och delaktig. Omrörning, hackning, tillsättning av kryddor - dessa åtgärder kommer alltid att ta ett visst antal minuter, både om de utförs nu och om de skjuts upp till senare.
Den andra typen av tid avser uppgifter som kan slutföras utan kockens direkta uppmärksamhet. Grillning, uppvärmning, marinering, kokning är processer som måste startas av en person, men de fortsätter att hända även när kocken byter till något annat.
I arbetet med information inser vi knappast skillnaden mellan dessa typer av uppgifter. Vi tenderar att överskatta dem som kräver vår fulla inkludering, för det är då vi verkar göra vårt bästa. Men i själva verket är det de uppgifter som inte kräver vårt engagemang som ger oss de största fördelarna.
Eftersom de små stegen vi tar för att påskynda saker gör det möjligt att fokusera på andra saker. Bättre nu att spendera 20 minuter och visa en ny kollegahur man slutför en uppgift än att skjuta upp den i en vecka och lägga mycket mer tid på att göra den själv.
Träna dig själv för att skilja mellan uppgifter på din att-göra-lista som kräver olika grader av engagemang.
Detta är avgörande när det gäller att planera en följd av åtgärder. Fall som inte kräver ditt direkta deltagande är särskilt effektiva i början.
4. Börja bara med det du kan slutföra
En maträtt som är 99% tillagad har inget värde. Den måste antingen vara klar, varm och serveras till gästen i tid, eller ingenting. Därför startar inte kockar det de inte kan avsluta. Så snart rätten är klar får den omedelbart stort värde. Inte bara för att det äntligen kan gå till gästen, utan också för att det inte längre kräver uppmärksamhet.
Samma sak händer med psykiskt arbete. Varje gång vi springer och då sluta någon form av process, drabbas vi av dolda förluster. En olöst uppgift måste hanteras och uppdateras information om den. Det sker på din att göra-lista, på din dator eller skrivbord, och viktigast av allt, i ditt undermedvetna.
Du kan nå den punkt där alla dina resurser bara kommer att spenderas och komma ihåg alla utestående uppgifter. Fråga dig själv varje gång du startar ett projekt: "Hur och när ska jag slutföra det?"
Naturligtvis är det inte alltid möjligt att slutföra det du började. Att arbeta med information är i sig oförutsägbart. Ibland blir ett snabbt telefonsamtal till en timmes lång konversation som stör hela din plan för dagen.
Det är till och med viktigt att bara tänka på hur uppgiften ska slutföras. Istället för att omedelbart byta till en annan uppgift, ta några sekunder extra att registrera information om den oavslutade verksamheten i uppgiftsspåraren.
5. Optimera repetitiva handlingar
För att laga den ena maten efter den andra måste en kock göra mer än att bara agera så snabbt som möjligt. Han bör optimera repetitiva handlingar. Var och en av dem tar inte mycket tid, men på grund av deras antal kan effektiviteten gå förlorad.
Därför, istället för att ta ut varje ingrediens från kylskåpet när skålen förbereds, är det bättre att få dem alla på en gång, om detta inte motsäger recept. Därmed arbetar kocken snabbt, inte för att han är utmattad, utan för att han vinner några sekunder här, ett par minuter där och i slutändan sparar mycket tid.
Det är viktigt för kunskapsarbetare att bli av med handlingar som upprepas vid någon frekvens. Låt oss ta som ett exempel den person som driver ett varumärkes sociala medier. Han måste publicera inlägg varje dag, distrahera från sina andra uppgifter och avleda uppmärksamhet. Det blir mer effektivt att använda autoposttjänsten, förbereda allt material en vecka i förväg och ge applikationen möjlighet att publicera dem.
6. Organisera din arbetsyta
Kocken organiserar sin arbetsplats så att allt är logiskt. Ingredienserna finns på vänster sida av skärbrädet, skärbrädan är i mitten och de bearbetade ingredienserna är till höger. Efter varje användning returneras kniven och handduken till sina platser.
Denna "separation" av ingredienser och verktyg måste vara konstant från dag till dag så att kocken kan förstå var allt finns. Arbetsytan blir en förlängning av chefens sinne, så att han kan nå en sked eller kniv lika intuitivt och naturligt som han tar upp tankarna i huvudet.
Arbetsmiljön för dem som är involverade i mentalt arbete förändras ständigt. Å ena sidan har detta en fördel: du kan göra dina egna saker var som helst i världen. Men det finns också en nackdel: det finns inget sätt att ordentligt organisera arbetsytan. Samtidigt är det extremt stabilt: allt händer på en dator och sträcker sig till mobila enheter, surfplattor, smarta klockor och till och med skärmar för andra människor.
Att organisera ditt utrymme är ganska enkelt:
- Skapa vanor för att förutsägbart starta och avsluta din dag.
- Använda sig av digitala anteckningar som ditt primära produktivitetsverktyg så att du alltid har all information med dig.
- Skapa separata arbetsytor för vart och ett av dina viktigaste projekt.
- Avsluta varje dag eller vecka genom att stänga alla webbläsarflikar och stänga av datorn.
Var och en av dessa procedurer sätter gränser - för tid, rum eller strävan - som hjälper dig att förstå vad du ska fokusera på och vad du ska ignorera.
Franska kockar är alltid medvetna om tidens och rymdens begränsningar. De kan inte trösta sig med historier som "Projektet går enligt planen" eller "Jag kommer snart till det här." För att lyckas är det viktigt för dem att fokusera på en specifik uppgift och se hela bilden. Samma förmåga kommer att vara mycket användbar för kunskapsarbetare.
Läs också🧐
- Gantt -diagrammet är ett verktyg för dem som inte gillar att missa deadlines
- Essentialism är framgångshemligheten för Tiny Wings och de människor som gör allt
- Hur man gör mer, ställer in uppgifter korrekt och hanterar medarbetarnas tid
Forskare talar om dussintals symptom på COVID-19 som kan kvarstå i mer än 6 månader
Forskare har nämnt de karakteristiska symtomen på delta -stammen av coronaviruset. De skiljer sig från den vanliga COVID-19