Hur man förenklar uppgifter så att du kan sluta skjuta upp och få mer gjort

Ju mer du måste göra, desto svårare blir det att komma igång. Och ju svårare det blir att starta, desto mer sparar vi. Lösningen på problemet är att förenkla allt du kan. Det är åtminstone vad Greg McKeon, en författare och affärscoach som arbetat på Google och Facebook, tycker det.

I boken Effortless. Gör det enklare.” McKeon förklarar hur man blir framgångsrik och inte bränner ut. Med tillstånd av förlaget "MYTH" publicerar Lifehacker det åttonde kapitlet, som berättar om sätt att förenkla uppgifter.

---

I februari 1998, i Seattle, kom Peri Hartman ut Från ett samtal med Peri Hartman den 17 april 2020. från den fem våningar höga tegelbyggnaden som inhyste Amazons lager för att träffa Jeff Bezos och Shel Kafan, företagets första medarbetare och chef för digital utveckling. Efter att ha passerat några hus gick han till en liten pub på den berömda Pike Place Market för att diskutera allt med dem under middagen.

Bezos Jag gjorde mötet eftersom jag funderade mycket på att beställa i min snabbväxande webbutik, vilket inte var särskilt enkelt på den tiden. För att lägga en beställning var köparen tvungen att gå igenom en lång process i flera steg, vilket då var naturligt för onlinebeställningar.

Sidan där du behöver skriva namnet - klicka med musen. Sidan där du behöver skriva den första raden i adressen - klicka. Stad, postnummer, typ kreditkort, kortnummer och utgångsdatum. För att skriva faktureringsadressen var jag tvungen att fylla i några fler formulär på olika sidor – klicka, klicka, klicka! Leveransadress - klicka igen. Vid den tiden fanns det ingen funktion för automatisk komplettering, så det kunde ta några minuter att slutföra ett köp.

Vid middagen, sa Bezos Richard L. Brandt, One Click: Jeff Bezos and the Rise of Amazon.com (New York: Portfolio / Penguin, 2011). : ”Vi måste göra beställningssystemet mindre krångligt. Så att köparen kan beställa produkten utan ansträngning. Allt du behöver göra är att klicka på den - och du är klar."

Med tanke på den dagen säger Hartman att referensvillkoren var kristallklara: "Målet är förenkling." Bezos förstod, "Ju fler steg du tar för att gå till kassan, desto mer tid har de [köpare] att ändra sig. Om du ordnar allt så att användaren kan göra ett köp med ett klick, kommer han sannolikt att göra det."

På den tiden var idén om onlineshopping fortfarande ny och många människor var rädda för att handla online. Den långa proceduren med att ange data och klicka med musen var obekväm och mycket tråkigare än den som alla var vana vid: gå till kassan och lämna kortet till kassan. Att behöva skriva ut adress, kort och kontonummer varje gång var svårigheten och problemet. Det krävdes ett stort genombrott att ersätta allt med ett klick.

Idag verkar köpbeslutet med ett klick självklart för oss. Men så Hartman, bildad och passionerad programmerare, spenderade två eller tre månader på att effektivisera och förenkla varje steg i beställningen, och det föll honom inte ens in att ett köp med ett klick kunde göras. "Ingen gjorde det", förklarade han. - Jeff föreslog, "Låt oss göra det." Och det gjorde vi."

Amazon har utfärdatMike Arsenault, "Hur värdefull är Amazons 1-klickpatent? It's Worth Billions, ”Rejoiner, tillgänglig 15 oktober 2020. ett ett-klicksbeställningspatent som har gett henne en enorm fördel gentemot konkurrenterna i nästan 20 år. Denna enda innovation kan inte överbetonas: den har givit ett enormt bidrag till utvecklingen av onlinehandel.

De enklaste stegen är de du inte gör.

Jag var förvånad över att Hartman hade förenklat varje steg i kassaprocessen i månader utan att ens tänka på ta bort steg och förenkla själva processen. Detta beror på att det är en enorm skillnad mellan de två tillvägagångssätten.

Hur enkelt steget än är, är det lättare att inte ta några steg.

När min son var 12, gjorde han det till sitt mål att gå med i pojkscouterna innan han fyllde 14. Målet var utan tvekan väldigt ambitiöst, men vi tog det tillsammans och började fira framstegen. Strax före sin fjortonde födelsedag påbörjade han slutprojektet, där ett team på 40 personer en person var tvungen att bygga om ett 180 fots stängsel - det föregående brann ner för ett år sedan under bränder i Kalifornien. Allt sonen behövde göra var att skriva en projektrapport. Det verkar vara en lätt uppgift, men efter två års kontinuerligt arbete var det den här delen av projektet som vi tröttnade så mycket på att det blev lättare. skjuta upp.

Vi började arbeta med projektet i förväg och när entusiasmen försvann var vi redan halvvägs till målet. Men den andra delen av projektet verkade skrämma oss mer än den första. Vi kunde inte sluta tänka på hur vi skulle förbättra rapporten ytterligare: ett förord ​​fullt av levande och korrekta detaljer, dussintals foton, professionell design. Det faktum att vi såg de catchy projekten från andra scouter som porrade över dem i många timmar satte också bränsle på elden. (eller snarare, som deras föräldrar porrade över i många timmar), och ribban när det gäller mängden ansträngning steg högre och högre och ovan.

Så projektet stannade. Så fort vi funderade på att återgå till jobbet blev det genast outhärdligt. Dagarna gick och fortsatte utan att göra några framsteg. Två veckor senare, av en slump, började jag studera förenklingsprocesserna i komplexa strukturer. Och då gick det upp för mig: vi överkomplicerade projektet. Genom att lägga till så många steg till det, även mentalt, gjorde vi själva ännu ett nästa steg svårare för oss själva.

Så, med ett steg tillbaka, frågade vi oss själva vilka minimiåtgärder som måste vidtas för att slutföra arbetet. Vi behövde inte göra en speciell träbindning för rapporten. Du behöver inte inkludera absolut alla bilder. Vi behövde inte skriva kilometerlånga beskrivningar för varje bild eller komma på ett ovanligt omslag. Förordet till rapporten är ingen livslång uppgift.

Kort sagt, vi har sammanställt en allmän lista med riktigt viktiga steg: skriv ut 20 meningar eller citat. Skriv ut dem. Att skära. Stick på papper. Skriv ut något omslag. Sätt i tre separatorer. Skriv och skriv ut en tresidig uppsats som endast ger tydliga svar på de frågor som ställs. Ta rapporten till kontoret och lämna över den. Redo!

Ett viktigt projekt för min son gick från "frysningsstadiet" till det sista på bara några dagar, eftersom vi identifierade och slutförde det minsta antalet steg. Min son blev pojkscout veckan innan han var fjorton.

Naturligtvis fungerar detta tillvägagångssätt inte bara med scoutprojekt. Ställ bara dig själv en fråga som passar alla som hjälper dig att undvika olidlig huvudvärk och få dig att gå vidare med viktiga men till synes otroligt svåra eller förvirrande uppgifter.

För att vara tydlig, att specificera det minsta antalet steg betyder inte att "slå det" eller göra något som du inte kommer att vara stolt över. Bara onödiga steg är onödiga. Genom att eliminera dem kan du kanalisera energi för att slutföra projektet. I vilket område som helst kommer avslutningen av ärendet att bli många gånger bättre än att lägga till överflödiga steg som inte tillför något värde till projektet. Och avslutningen är bara något att vara stolt över.

För att lyckas med någonting måste du slutföra det.

Extra ansträngning behövs inte alltid

Min ena skola min bästa vän spenderade mindre tid på att studera än jag, och hans betyg var bättre. Vad är hemligheten? När läraren bad honom att göra något gjorde han precis vad han bad honom om, och inget mer. Jag gick längre: jag läste mer än frågade; letar efter mer information än vad som krävdes.

Jag försökte så mycket att överfylla programmet att det inte fanns någon energi kvar till själva programmet. En sak är att anstränga sig extra i extremt viktiga frågor (till exempel efter en kirurgisk operation att göra ett extra ingrepp för att inte föra in en infektion i såret). Och det är något helt annat att lägga till onödiga, konstgjorda detaljer.

Jag härledde en regel för mig själv: eOm du blir ombedd att göra x, är det inte en tillräckligt bra anledning att göra y. Om du till exempel blev ombedd att skriva en presentation, så är detta inte en tillräckligt bra anledning att skapa bilder med videor, rolig grafik och massor av information. Hur ofta var du tvungen att titta presentationer med för många bilder eller för många ord på varje bild? Eller är det kanske för mycket i det överhuvudtaget? Vill du verkligen att någon ska vara i dina skor?

Ett smartare tillvägagångssätt visar Louis V. Gerstner, Jr., Who Says Elephants Can't Dance (New York: Harper Business, 2003), 43. liten men nyckeln till IBM: s radikala kursförändring. Lou Gerstner, som precis hade tillträtt som vd, bjöd in toppchefen Nick Donofrio att tala på bolagsstämman. Gerstner minns: "På den tiden var standardformatet för alla viktiga möten på IBM en presentation med högteknologiska projektorer och grafik. Nick hade precis flyttat till den andra bilden när jag gick över och stängde av projektorn och försökte göra det så artigt som möjligt i den här situationen. Efter en lång besvärlig paus sa jag: 'Låt oss bara prata om ditt företag.'

De flesta av presentationerna är tänkta att bara handla om att "prata om affärer". Kort sagt, nästa gång ska du skriva en rapport, förbereda en presentation eller hitta på marknadsföring gimmick, driv bort frestelsen att lägga in onödiga tillägg. De distraherar inte bara dig, utan även lyssnarna. Nu, när jag förbereder en presentation, förbereder jag sex bilder med mindre än tio ord.

Behovet av ytterligare ansträngningar utöver vad som krävs för att slutföra den primära uppgiften är extremt sällsynt. Det är bättre att bara köra ett obligatoriskt program än att inte göra något alls.

Börja från början

När Apples bästa designteam träffade Steve Jobsför att presentera designen av det som blev iDVD (detta föråldrade verktyg tillåts användare bränner musik, filmer och digitala bilder från dator till disk), de väntade på att chefen beundra. Det var en underbart användarvänlig design, och även om programmet hade flera funktioner och funktioner, designarna stolta över hur de lyckades förenkla den ursprungliga versionen av produkten, handboken för vilken tog tusen sidor.

Men väldigt snabbt fick teamet reda på detFarhad Manjoo, "Invincible Apple: 10 Lessons from the Coolest Company Anywhere," Fast Company, 1 juli 2010.att Jobs hade något annat i åtanke. Han gick fram till svarta tavlan, ritade en rektangel och sa: ”Här är ett nytt program. Hon har ett fönster. Du drar in videon till det här fönstret, klickar på knappen "Spela in" - och det är allt. Här är vad vi ska göra."

Mike Evangelist, en av produktdesignerna, var chockad till kärnan. Han sa, "Jag har fortfarande bilderna som jag förberedde för det mötet - de är otroligt knepiga." Först senare, när han tittade tillbaka, såg han tydligt att "alla andra funktioner bara störde." Enligt Evangelist var det som chockade honom mest att han och hans team missförstod själva processen. De började med en otroligt komplex produkt och försökte förenkla den, och Jobs gick från motsatt sida. Han började från noll och kom på hur många minsta steg som krävs för att uppnå resultatet.

Vi är så vana vid komplexiteten i alla processer i vårt liv att vi sällan försöker tvivla på dess nödvändighet.

Till exempel startade jag en podcast när jag skrev den här boken. Inledningsvis bestod instruktionen jag skulle skicka till varje gäst av 15 steg.

1. Registrera dig på Zencastr.com och ange dina referenser.
2. Användarnamn: XYZ.
3. Lösenord: ABC.
4. Följ länken i mejlet från Zencastr som kommer till din mejl strax efter registrering.
5. Om du använder Chrome, för bättre videokvalitet, låt Zencastr skicka meddelanden till dig.
6. Bokmärk Zencastr (klicka på stjärnikonen till höger i Chrome-menyraden) för att skydda steg 3.
7. Bekräfta mikrofontestet genom att klicka på Godk.
8. Om det inte fungerar, klicka på ikonen i mitten längst ner i soundbaren med ditt namn för att ta reda på vad problemet är, klicka på länken och felsök.
9. Bekräfta att du kan höra mig så kan vi kommunicera via Zencastr.
10. Följ länken in Zoomskickas till dig via e-post; det ska också stå i första bokstaven.
11. Så fort jag släpper in dig i rummet i Zoom, stäng omedelbart av mikrofonen.
12. Förvandla video till Zoom.
13. När jag har aktiverat Zoom och Zencastr-inspelning, bekräfta att du ser inspelningsikonen i båda programmen och säg hej till alla.
14. Och nu kör vi!
15. I slutet av sessionen, vänligen logga ut från Zencastr innan du stänger fönstret.

Jag var själv trött på att läsa den här manualen. Vad kan vi säga om gästerna, som kommer att behöva göra allt detta punkt för punkt!

Och jag började från början. Jag frågade mig själv, "Vilket är det minsta antalet steg en person måste ta för att kontakta mig via Zencastr?" Efter att ha formulerat svaret kortade jag ner instruktionerna.

1. Följ länken som skickats till dig via e-post från Zencastr efter registrering.
2. Jag sköter inspelningen själv, och du behöver bara gå med i chatten.

Här är det! Bara två enkla steg. Om saker i ditt liv innebär för många steg, försök att börja från början. Och om du kan bana väg för samma resultat, ta bara färre steg.

Maximera de steg du inte tar

I februari 2001 träffades 17 frisinnade människor på Snowbird, en skidort i Utah, högt uppe i Wasachbergen. De skulle koppla av, prata, äta, åka skidor och diskutera mjukvara. Resultatet av deras samtal är nu förkroppsligatJim Highsmith, "History: The Agile Manifesto," Agile Alliance, 2001. i ett välkänt dokument som heter "Manifest smidig utveckling programvara". I den formulerade de en uppsättning regler för att utveckla bättre mjukvara för att göra det lättare för användaren att arbeta genom att ta bort hinder och störningar.

En av manifestets 12 principer angerGrundläggande principer för agilt manifest: "Enkelhet - konsten att minimera onödigt arbete - är väsentligt." Det betyder att målet med utvecklingen är att skapa en produkt som användaren behöver, och om denna kan uppnås genom mindre lång kod och färre extra funktioner, då är detta precis vad du behöver att gå in.

Även om denna princip gäller för mjukvaruutveckling, kan vi anpassa den till vår vardag livet, till exempel: "Enkelhet - konsten att maximera de steg som inte tas - är oerhört nödvändig." Med andra ord, oavsett hur betydande vårt mål kan vara, måste vi fokusera våra ansträngningar endast på det väsentliga. Varje litet steg kostar oss en bortkastad möjlighet, och att eliminera det ger oss mer tid, energi och kognitiv resurser som riktas till de verkligt viktiga uppgifterna.

Du kanske blir förvånad över hur många till synes svåra mål som kan uppnås och hur många svåra uppgifter som kan lösas på bara några få steg. Som skriver Andy Benoit, Andy Benoits landningsögonblick 2006: Allt du behöver veta om NFL i år (New York: Ballantine Books, 14 juli 2006). sportkrönikören Andy Benoit, de flesta genier "lyckades inte för att de löste svåra gåtor, utan för att de följde en väg av okänd enkelhet."

Effortless är en bra guide för dem som vill få mer gjort på kortare tid. Men boken kommer också att hjälpa dem som är trötta på oändligt löpande och tråkiga affärer.

Köp en bok