Hur man effektivt använda auto-svar på e-post
Tips Arbete Och Studier / / December 19, 2019
Madden om auto-svar på dina brev i stil med "Hej, just nu kan jag inte svara på ditt brev." Speciellt när alla lampor och svaret behövde "igår". Dessa svar orsakar irritation hos människor och andra negativa känslor, och skälen till varför du inte kan nu svara på en begäran, de absolut inte bryr sig.
© foto
För att återigen inte irritera folk, få dem att förstå och kanske ett leende, kan en liten redigera standardsvar.
Undvik det självklara
Till att börja, börja med svaret, som är mer irriterande och allt som du inte bör användas.
Jag fick ditt brev. För det första är det inte helt sant. Eftersom brevet har fallit in i lådan, men om du har sett den eller läsa den - är en annan fråga. Om du inte läser, sedan antingen ignoreras, eller om du har bättre saker att göra. Och det är därför det är ännu mer irriterande.
Jag läste ditt brev så snart som möjligt. Lämna en sådan svar är mycket riskabelt. Först varje person har sin egen idé tidsram "kortast möjliga tid". För det andra, lämnar följande svar till alla som skickar ett brev i de varma perioder av ditt arbete, lämnar du människor hoppas på att få ett svar på dessa "så snart som möjligt." Svara på många brev av denna tidsperiod är helt enkelt orealistiskt. Och folk kränks, irriterade och arga.
Tack för ditt meddelande. Courtesy - Det är bra. Men vad är användningen av din "tack" om du fortfarande inte svara på breven? Personer som tar sig tid att skriva ett brev till, och i gengäld fick ett standardbrev tack och lugn. Det visar sig att du inte bara inte svara på deras brev, men också visat sig vara mycket falsk.
Vänligen förvänta sig ett svar inom 24-48 timmar. Detta svar mindre irriterande och kan vara mer användbart, som mannen indikerar viss tidsram. Men om du vet att fortfarande inte har tid, är det bättre att vägra ett sådant autosvar eller välj en annan tid - mindre än tydlig. Som "förväntar ett svar inom 3-5 dagar."
Försök att väcka mannen godmodig
Det vill säga, plocka ett svar som inte skulle orsaka irritation och lämna personen på gott humör. Du skulle inte behöva använda en auto responder, om du inte var så laddade med arbete. Det är ungefär det och det bör sägas i meddelandet. För att folk förstår att du inte kan svara på, inte för att de är för lata eller om du inte bryr dig vad som skrivs där. Och eftersom du har en god anledning till detta.
Skriv något liknande - "Just nu är jag väldigt upptagna med att arbeta och inte har tid att bearbeta meddelanden. Men för att svara på ditt brev så fort jag kan. Tack för ditt tålamod och förståelse. "
I slutändan, om svaret är så viktigt, att personen kan bara ringa och ta reda på allt du behöver för en minut.
Använd humor
Humor till platsen och på hjälper verkligen släta över situationen. Ibland kan en enda leende och alla på en gång faller på plats, och den frustration och ilska försvinner. Försök att använda den i ditt automatiska svar. Kom bara ihåg här att alla har ett sinne för humor och några svar kanske inte verkar riktigt så löjligt. Därför skämt enkelt och på allmänna ämnen.
Detta kan vara något i stil med "Jag är täckt med en lavin av arbete. Så snart räddningsarbetet på att gräva mig ut ur spillrorna kommer att vara färdig, kommer jag läser ditt brev och besvara den, "etc.
Korthet - syster till talang
Auto-svar bör inte vara mycket lång (eller han bara inte läst till slutet, plus du också ta bort den mänskliga tiden som förväntar sig en normal reaktion i fallet) och helst bestå av tre punkter:
1. Detta brev är ett autosvar.
2. Anledningen till att det skickades till denna e-post.
3. Ytterligare åtgärder för mottagaren av brevet. Till exempel, du är på semester, och under denna period du byter den och så, i alla frågor hänvisar till det: Namn och kontaktuppgifter din ställföreträdare.
Om du närmar dig på detta problem kreativt och korrekt skriva alla sådana autosvar kommer inte längre irritera mottagare. Speciellt om du lämnade det mänskliga kontakter, som i din frånvaro löser alla problem.
bonus spets
Kevin Rose, vars brevlåda fylls ett otroligt stort antal e-post varje dag, ändra inställningar och skapade "konkurs av filtret." Ibland trots våra ansträngningar, vi saknar viktiga meddelanden. Kevin föreslår därför att skapa en auto responder som skickar ett sådant meddelande efter två veckor:
"Din e-post (adress) inte öppnas inom 14 dagar. För att minska till ett minimum ansamling av e-post, var det placeras i arkivet. Om du ändå vill få svaret, tryck «Svar» (svar) och ditt meddelande kommer automatiskt att placeras i prioritetskön. Tack så mycket. "
Detta är säkerligen inte den mest artigt svar, men om du inte ta itu med rapporter att överväldiga dig, kan det hjälpa en hel del. Först du ge personen vet att hans brev inte har tagits bort eller läsa och obesvarade; för det andra, om det är viktigt för honom, han återigen påminna om sig själv genom att skicka ett meddelande i kön för att läsa; och slutligen, för det tredje, du ber om ursäkt för vad som ännu inte haft tid att läsa brevet.