Hur du prioriterar din karriär och ditt privatliv i 7 steg

Kom ihåg att du nyligen svarade på frågan "Hur mår du?" till dina vänner. Du kanske har sagt att du är "väldigt upptagen" eller att du har "många saker att göra och inte har tid för dig själv". Det här är typiska svar. Tyvärr är det bara ett fåtal som vet hur man sköter tiden på ett klokt sätt. Vi slösar bort värdefulla minuter på nonsens och inser våra misstag när det är för sent. Som ett resultat förenklar vi antingen målen avsevärt eller helt enkelt inte uppnår dem.

Föreställ dig att gå upp tidigt på morgonen för att fånga ett viktigt arbetsmöte, och kvällen innan upptäcker du av misstag en ny och intressant serie. Du tittar på midnatt, vaknar mycket senare än du borde och rusar till jobbet utan att ha tid att förbereda dig. Allt är att skylla på den felaktiga prioriteringen. Istället för att spela avsnitt efter avsnitt kan du gå och lägga dig tidigt, vakna upp på gott humör och ställa in dig på ett möte.

Varför är det viktigt att prioritera

Filosofin för korrekt användning av tid är enkel - du behöver inte oroa dig för att det inte finns tillräckligt med den, utan fokusera på hur du får ut det mesta av den. Och det enda sättet att göra detta är att lära sig att prioritera rätt.

Naturligtvis har du hört talas om detta förut. Men hur ofta satte du dig ner och prioriterade dina dagliga uppgifter? Detta måste göras regelbundet av flera skäl.

Om du måste göra många saker varje dag kan du inte klara dig utan ett system som hjälper dig att klara allt. Prioritet gör det möjligt att fördela uppgifter i ordning, beroende på deras betydelse. Och den här metoden leder till positiva förändringar:

• Ökar produktiviteten. När vi identifierar de viktigaste uppgifterna och tar oss tid att slutföra dem förbättras vår prestation avsevärt, vilket gör att vi gör mer än vanligt.
• Minskar nivåer av ångest och stress. När vi har en enorm lista med uppgifter, och det inte finns mycket tid kvar, börjar vi bli oroliga. Prioritering hjälper dig att förkorta din att göra-lista och använda din tid klokt.
• Utökar möjligheterna. När vi fokuserar på det viktigaste når vi våra mål snabbare och märker nya riktningar för tillväxt.

Vad hjälper till att prioritera

1. Förstå värdet av uppgifter

Innan du sorterar uppgifter måste du bestämma nivån av betydelse för var och en av dem. För att göra detta, fråga dig själv vad exakt du kommer att få som resultat. Det finns tre typer av värden:

• Omedelbar. Till exempel när du ringer en kollega för att ta reda på viktig information för ett projekt du arbetar med just nu.
• Kortsiktigt. Detta illustreras genom att göra i ordning skrivbordet - dokumenten kommer att sorteras perfekt tills röran bildas igen.
• Långsiktigt. Låt oss säga att du vill gå ner i vikt och registrera dig för ett gym; för att se resultatet måste du svettas i flera månader.

När du investerar i din tid, fyller dina dagar och timmar med action, gör du dem värdefulla för din framtid. Förstå därför vad som är viktigt för dig och agera sedan.

2. Bli av med onödiga uppgifter

Vi planerar sällan våra dagliga aktiviteter själva, så vår hjärna gör det automatiskt åt oss och prioriterar uppgifter, bara omedvetet. Vissa av dem för oss närmare våra mål, andra ger inga synliga resultat. Det är därför det verkar för oss att vi ständigt är upptagna - alla våra handlingar är inte kopplade till vad vi vill ha i framtiden. Som ett resultat av detta slösar vi vår tid på onödiga saker. För många förvandlas detta till en hackad skiva och upprepas om och om igen, varje dag, månad och år.

Föreställ dig ett enkelt scenario. Du ska till USA i en vecka. Detta är ditt första besök i landet, så du vill göra mycket - se huvudattraktionerna och äta på de bästa restaurangerna. Att undersöka själva landet och reserelaterade frågor kan vara lite förvirrande. Var ska man starta? Köpa en flygbiljett? Att boka hotell? Vad händer om du gillar ett hotell som ligger för långt från attraktionerna? Då kanske det är bättre att först göra en lista på platser du vill besöka?

Så många frågor kan få huvudet att snurra. Det är vad prioritering är till för. Skriv ner alla dina frågor, bli av med de som innehåller mindre bekymmer och agera.

3. Dela in uppgifter i kategorier

Ytterligare en fråga som i hög grad underlättar prioriteringsprocessen: vad är ditt mål? Svaret hjälper till att tydligt beskriva uppgifterna och sätten att lösa dem. När din att göra-lista är klar, dela in den i tre kategorier:

• Definitivt gjort. Dessa uppgifter är oerhört viktiga för att nå målet. De måste slutföras först och främst, inte spara resurser och tid. Ta exemplet med en resa till Amerika, biljettköp och hotellbokningar faller inom denna kategori.
• Värt att göra. Detta inkluderar allt som är viktigt men inte kritiskt. Om du ignorerar sådana uppgifter kommer resultatet att minska något. Om du till exempel inte gör en lista över sevärdheter i förväg kan du glömma några av dem under resan.
• Kul att göra. Det är frivilliga uppgifter som inte påverkar utgången i ärendet på något sätt. Till exempel små frågor från kategorin "vilken keps du ska ta med dig till USA, och vilken du ska lämna hemma."

En lista med uppgifter per kategori hjälper till att frigöra tid och hantera den på ett klokt sätt. Dessutom är den lämplig för alla områden i livet: det spelar ingen roll om du arbetar heltid, tar hand om barn eller kombinerar båda.

4. Ordna uppgifter i ordning

Nästa steg är att räkna antalet uppgifter och fördela dem i ordning. Detta är särskilt användbart när du har flera uppgifter i samma kategori samtidigt.

Omvärdera vikten av uppgifterna inom varje grupp. Så du kommer att förstå vad som är värt att ta itu med först. Glöm inte en av huvudprinciperna för prioritering - poängen ligger inte i antalet utförda uppgifter, utan i kvaliteten på utförandet.

5. Skapa huvudlista

Du kan inte prioritera uppgifter rätt om du har dem i huvudet. Det är här masterlistan kommer in - en sammanfattande lista över alla saker att göra. Lägg till dem i anteckningar på din telefon eller dokument på din dator, kategorisera dem och ordna dem i ordning. På så sätt kan du enkelt lägga till objekt och göra ändringar efter behov.

6. Använd olika metoder för produktivitet

Om huvudarket inte hjälper dig att ta reda på vad du ska skjuta upp och vad du ska göra nu, prova andra produktivitetsmetoder. Använd till exempel Pareto-principen som säger att 20 % av ansträngningen är 80 % av resultatet. Eller titta på Eisenhower-matrisen, som föreslår att dela in uppgifter i fyra kategorier: brådskande och viktig, brådskande och oviktig, icke-brådskande och viktig, och icke-brådskande och oviktig. Eller välja någon annanmetod som är bekväm för dig.

7. Utveckla en strategi

När du har prioriterat saker måste du bestämma dig för en strategi för att slutföra dem. Det är bäst att börja med de största och svåraste, men viktigaste uppgifterna. Att hantera dem kommer att ge dig energi och inspirera dig att gå vidare.

Effektiv tidshantering är bara en del av ett enormt pussel av förändringar du kan göra mot en bättre framtid. Svårigheter uppstår vanligtvis inte på grund av ett felaktigt beslut, utan på grund av en hel kedja av händelser. Om du är missnöjd med hur ditt öde formar sig, är det dags att ompröva vad och hur du gör det. Ändra dina tankars kurs och ditt liv kommer att förändras.