Vilka uppgifter bör automatiseras och hur man gör det

Ju mer aktivt artificiell intelligens utvecklas, desto fler möjligheter har människor. De kan till exempel automatisera en mängd olika uppgifter. Vilka man ska börja med, säger utvecklarna Matthew Mottolla och Matthew Cotney.

I boken ”Remote Economics. Hur molnteknologier och artificiell intelligens förändrar arbetet” analyserar författarna inte bara påverkan av AI, men också ge råd till företag om hur man bättre kan organisera de anställdas aktiviteter i nya betingelser. Med tillstånd från förlaget Alpina PRO publicerar Lifehacker ett utdrag ur det 13:e kapitlet.

---

1. Kalenderhantering

Om det är en aktivitet som nästan alla entreprenörer, frilansare, teammedlemmar och chefer fruktar så är det mötesschemaläggning. Interna, externa, formella, informella samtal över en kopp kaffe. Dagens tyngdpunkt ligger på "produktivitet" (läs, maximal arbetsbelastning), och företagets personal spenderar mycket en del av dagen i möten, så det blir svårt att ordna mötestiden för två personer, även i samma lag uppgift. Släng in lite fler personer, tidszoner och lösa frilansföreningar så kan du enkelt ägna några timmar i veckan åt att jonglera med ditt schema. Det är lika roligt som en vass sten i en sko.

Välkommen till automationsvärlden! Visar sig, planera möten är idealiska för datordelegering eftersom de är repetitiva, begränsade och lärbara. Det finns flera tillvägagångssätt och typer av instrument på den nuvarande marknaden.

Dessa är enkla produktivitetsverktyg med lite artificiell intelligens inbyggd i dem. Calendly, Klotter och liknande produkter kommer åt din kalender och tillhandahåller sedan en länk och en webbplats så att andra kan välja vilken tid som passar dem. Appen laddar sedan ner deras svar och erbjuder flera olika alternativ baserat på bästa tillgänglighet för alla deltagare.

Ibland är de enklaste lösningarna de bästa. Man behöver inte alltid fokusera på artificiell intelligens.

Dessa verktyg lägger dock bördan av val på de ansvariga och flyttar helt enkelt arbetet från dig till dem. För möten med chefer på högre nivå eller VIPs kan du behöva en personlig touch. Använd ett verktyg med ett kort namn X.ai.

Detta smarta verktyg synkroniserar också med din kalender, men istället för att tvinga människor att välja tid på webbplatsen lägger du helt enkelt till X.ai-agenten till e-postadressen för mötesförfrågan. Låt oss säga att du får ett e-postmeddelande från en försäljningschef, en potentiell partner − frilansare eller till och med en gammal skolkamrat. Du kopierar bara X.ai och det skickar ett e-postmeddelande med begäran om möte till de som nämns i e-posttråden. Det fungerar precis som de andra verktygen men ser mycket mer naturligt ut.

Så vad rekommenderar jag? Stanna först upp och ställ dig själv frågan: "Behöver jag verkligen det här mötet?" betydande tillväxt produktivitet kan uppnås helt enkelt genom att inse det faktum att du inte behöver delta i varje möte, du behöver inte tilldela nya möten och många ärenden kan hanteras fullt ut med e-post, snabbmeddelanden eller röstmeddelanden. Lämna möten endast för att diskutera de viktigaste besluten eller för att utveckla djupare relationer med ditt nätverk av kontakter.

2. Svar på brev

Nästa på vår lista över produktivitetsdödare är e-post. Precis som vid möten, fundera på ett alternativ först. E-post är det sämsta sättet att kommunicera snabbt för de flesta projekt. Tänk på den kognitiva ansträngning du måste lägga ner varje gång ett mejl kommer. Det är viktigt? Är detta brådskande? Det här är för mig? Behöver jag svara? Vilken typ av kund behöver det? I vilket sammanhang? Är de galna där?

Du kan gräva i e-post timmar behöver du bara tappa kontrollen, och vid denna tidpunkt försvinner det verkliga värdet av ditt arbete. Det är som ett vakuum som suger din själ (wow, en djup metafor visade sig).

Försök att översätta ditt teams eller organisations operativa kommunikation till Microsoft Teams, Slak, Trello eller liknande applikation för operativ affärskommunikation. Sätt upp kanaler för aktiva projekt och grupper och utbyt mejl där. Jag vet att det låter som en dröm, men jag jobbade på en startup där vi nästan uteslutande använde Slack. Jag fick ungefär 20 e-postmeddelanden om dagen, mestadels från kunder. Detta. Det var. Grymt bra!

Om din arbetsplats fortfarande behöver e-post, misströsta inte. Det finns fortfarande hopp.

Låt oss som tidigare börja med enkla lösningar. Microsoft Outlook, Google, Apple Mail och andra e-postverktyg låter dig skapa regler, vilka flagga meddelanden, flytta dem till en mapp eller ta bort dem helt och lösa många andra uppgifter. När det kommer till enkla arbetsflöden kan detta tillvägagångssätt göra underverk. Du kan till exempel ställa in en regel för att flagga e-postmeddelanden som kräver ett specifikt svar (till exempel om ett tjänsteproblem). kunder) baserat på en förgjord standardmall.

Om vi ​​pratar om mer komplex e-posthantering kan du använda alla möjliga intelligenta automationsverktyg av varierande komplexitet. Entreprenören Ajay Goal lanserade en produkt som heter wordzen, som sammanför e-postanvändare och e-postredigerare.

Tidigt i utvecklingen av Internet gissade han rätt två trender: e-post skulle bli ett kraftfullt verktyg personlig och professionell produktivitet, och Gmail kommer att bli de facto-standarden för småföretag och privata personer. Ajay har skapat verktyg som enkelt kan byggas in i Gmail så att icke-tekniska användare kan automatisera uppgifter som att e-posta sig själva. marknadsföring förslag och hjälp med att skriva brev.

AI har också börjat infiltrera direkt i Gmail. Det finns en automatisk förslagsfunktion som automatiskt föreslår de kommande orden baserat på vad du skriver. Detta är ett kraftfullt och ganska enkelt användningsfall. AI. Det går bokstavligen miljarder e-postmeddelanden via Google som kan lära AI hur man använder vanliga uttryck. Och han fortsätter att förbättra sin skicklighet och når en sådan grad av perfektion att även jag blir imponerad. Den här funktionen minskade e-postsvarstiderna med cirka 10-20 % - en omedelbar produktivitetsökning.

Diktering är också en underskattad men praktisk funktion för att svara på mejl och textmeddelanden.

Jag köpte nyligen ett par Air Pods (tre år efter att de kom ut - jag är lite långsam med att ta till mig nya teknologier, som en skomakare som går utan stövlar). Dessa hörlurar i kombination med min iPhone, som har både jobb och personlig e-post, gör att jag kan svara på e-post medan jag kör, och jag kan hantera en överfull inkorg på vägen hem för att få tid för barnen, inte arbete. Det är ovärderligt.

Men kan AI hjälpa ännu mer? Kunde han inte skriva ett fullständigt svar istället för en enkel ledtråd till nästa ord? Lovande resultat har redan uppnåtts i denna riktning. Låt oss ta till exempel chatbots. De primitiva tidiga versionerna, som bara var hemska, har ersatts av mycket mer sofistikerade tekniska lösningar baserade på djupinlärning. De behöver fortfarande en hel del träning för att lära sig meningsfulla svar, men nu kan de kontinuerligt lära av verklig data, snarare än att vara hårdkodad med en snäv uppsättning frågor och svarar.

Dessa chatbots körs vanligtvis på en av de största molnplattformarna - Amazon AWS, Microsoft Azure, IBM Watson eller Google Cloud – stöder många callcenter och tjänster idag kunder. Till exempel har Bank of America "Erica" ​​(pun intended - AmErica?), en virtuell personlig assistent i mobilapplikation som förstår naturligt tal och hjälper dig göra allt från att komma åt ett konto och föra över pengar till tar emot Ekonomisk rådgivning.

Andra, mer automatiserade tekniker som t.ex Roborespons och reply.ai, designad för att fungera i en mer öppen och fri värld än en callcenterbyggnad. De är allt mer inbyggda i dina favoritarbetsverktyg så att du inte behöver flytta till en annan plattform.

3. Resehantering

En av de vanligaste företagsuppgifterna, åtminstone fram till sömlös telenärvaro kommer att bli vardagligt, boka biljetter och rum, hantera resor och behandla rapporter om utgifter. Det är nödvändiga men fruktansvärt improduktiva processer. De tar bokstavligen timmars arbetstid per vecka, och med trenden mot en minskning av antalet administrativa assistenter faller det mesta av detta arbete på axlarna av ledare.

Flera företag arbetar med en lösning på problemet med reseautomatisering. Till exempel hjälper tjänsten Mezi, som förvärvades av American Express, att hantera dina flygresor, hotell och restauranger. Ficka liknande och hjälper dig till och med att spara mycket genom att förutsäga den bästa tiden att boka flyg eller hotell. Service Pana tar över hanteringen av företagsresor och hjälper till att reagera på oförutsedda händelser som anställningsintervjuer och evenemang.

Google Flights hjälper inte bara att hitta och köpa biljetter, utan förutsäger också flygförseningar bättre än flygbolagen själva. Otroligt bekväma. Och ansökan Utrip tar även hänsyn till dina personliga preferenser och sociala medier rekommenderar gärna skräddarsydda resor.

4. Forskar

Inte konstigt att de flesta av oss är kunskapsarbetare nuförtiden, höjdpunkten av 2000-talets evolution. Men vår framtid kommer att bero på hur snabbt och genomtänkt vi kan samla in och bearbeta information. Annars kommer en yngre och mer tekniskt kunnig generation att börja trampa oss i hälarna. Förlåt farfar. Ta dig till framtiden.

Låt oss börja med den enklaste forskningsuppgiften - en undersökning. I många fall vill vi intervjua våra kollegor för att få den information vi vet att de har, men vi vill inte bry oss om individuella förfrågningar. Ett bra sätt är enkla undersökningsformulär. Många moderna plattformar erbjuder möjligheten att organisera undersökningar i en eller annan form, från lokala Microsoft SharePoint-formulär till Slack och sociala nätverk online. Onlinetjänster som t.ex Survey Monkey, Zoho och mailchimp, ta det ett steg längre och låter dig lägga till robust villkorlig logik.

Om dina forskningsbehov är mer omfattande och vaga, nu till ditt förfogande många automationsverktyg, även om du bortser från den uppenbara kraftfulla AI som stöder Google och Bing. De flesta innehållsplattformar har applikationsprogrammeringsgränssnitt (API) som kan användas av utvecklare, och alltmer finns både verktyg med öppen källkod och kommersiella produkter tillgängliga någon av oss. Till exempel, newsapi.org samlar alla nyhetshändelser i ett sökbart flöde.

New York Times har också ett gränssnitt för utvecklare för att komma åt innehåll, både nytt och arkiverat. De flesta tematiska innehållsplattformar har också sina egna API: er, inklusive utbildningsmaterial, vetenskapliga och historiska arkiv, såväl som lagar och myndighetsdokument.

Dessutom finns det verktyg som gör att du kan bedriva forskning för specifika yrken. Till exempel är ROSS en artificiell intelligens som hjälper advokater att göra forskning som brukade ta dem timmar av mödosamt sökning och granskning av dokument. Forskare har verktyg från företag som Chemical Abstracts och Elsevier till sitt förfogande.

Jag fördjupade mig först i affärsvärlden när jag arbetade i börja, som byggde ett maskininlärningssystem för läkemedelskemister i slutet av 1990-talet. Inget kan jämföras med den gamla skolan. Men det som var banbrytande då är nu vanligt, och många företag lägger naturligtvis till AI-funktioner till sin programvara.

Ett exempel på detta är Tony Tripp, vars företag Patinformatics har tagit konceptet "samarbete med maskiner" till nästa nivå. Den kombinerar öppna forskningsverktyg med proprietära system för att ge forskare detaljerade rapporter om de områden de forskar om eller hoppas få. patent. När Tony presenterar sina resultat för forskarna blir de vanligtvis förvånade över hur mycket de inte visste.

När allt kommer omkring tar vetenskaplig information, som Internet, mycket plats.

"Även teknikkunniga människor kan inte veta allt", säger Tony. Vissa forskare tror att de förstår vad som händer i den vetenskapliga världen eftersom de deltar i flera konferenser och prenumererar på flera tidskrifter. Men informationen växer så fort, va tekniker utvecklas så snabbt att ingen kan hänga med dem. Organisationer som min hjälper till att fånga bredden och djupet av vad som händer inom teknikområdena."

Jag råkade också vara vittne till ganska imponerande - och långt ifrån alla, förstås - exempel på automatisering av intellektuellt arbete. Ta till exempel historien om David Wishanoff, biträdande professor i religionsvetenskap vid University of Oklahoma.

Professor Wishanoffs forskningsintressen ligger i hur människor behandlar dem som utövar andra religioner än sin egen. Hans intresse för detta problem uppstod när han fortfarande var en liten pojke. Han föddes i Tunisien, Nordafrika, i en familj av protestantiska missionärer, och från barndomen ville han veta mer om dem som hade andra trossystem än hans familj och kände en önskan att förstå deras. "Det var ämnet för min avhandling", säger Wishanoff, "hur kan jag bättre lyssna på människor? En del av det är min moraliska plikt att lyssna på andra människor. Vi är fruktansvärt dåliga på att lyssna."

För några år sedan träffade Wishanoff Dave King, grundare av mjukvaruföretaget Exaptive för datavetenskap. Exaptive hittar tvärvetenskapliga kopplingar i komplexa datauppsättningar, vilket genererar oväntade insikter för datavetare, forskare och statistiker.

Wishanoff insåg omedelbart att hans forskning hade stor potential för automatisering. Han brukade leta igenom bokhandlar och köpa böcker om ämnen som tolkningen av Koranen. Men en person kan fysiskt inte läsa så snabbt att den släpper igenom enorma högar av nödvändiga böcker han har hittat.

Exaptives mjukvaruverktyg gjorde det möjligt för Wishanoff att upptäcka överraskande kopplingar i sin litteratur. Till exempel fann han att vissa medeltida tänkare försökte lösa samtida problem i det muslimska samhället på sätt som han inte kunde föreställa sig.

Det var spännande att se nya forskningsämnen dyka upp ur texthavet. "Nu kan jag fokusera på det arbete jag alltid velat göra som forskare, och jag börjar se nya intellektuella strömningar i tolkningen av Koranen," säger Wishanoff.

"Program fungerar mer effektivt än människor. Jag ser direkt vilka böcker som kommer att vara mest användbara för mig. Jag ser också hur maskinen hittar intressanta problem som jag inte ens skulle tänka på. Nu kan jag utforska dem. Jag får mer information om vad som händer inom religionen."

5. Informationsexempel

Att få information är halva striden. Du måste kunna använda den på ett bra sätt. Också i studerande I åratal såg jag ner på "fuskare" som läste broschyrer med korta återberättelser istället för att läsa en bok. Det verkade för mig att detta var fel och att man borde läsa originalböckerna i sin helhet för att fånga alla nyanser.

Jag var en väldigt flitig nörd. När jag ser tillbaka inser jag att jag hade fel. Naturligtvis är det i vissa fall nödvändigt att läsa hela boken. Men nu när tiden har blivit min mest värdefulla tillgång är jag rädd att spendera den på allt annat än det viktigaste. Pamfletterna med återberättelsen är inte så illa.

Idag, för att kunna konsumera information, behöver jag en affärsversion av en sammanfattningsbroschyr.

Jag vill inte gå igenom tre sidor av någons resonemang. Jag vill förstå essensen, fatta ett beslut och gå vidare. Nu ryser jag nervöst när jag får mejl från kollegor på flera sidor, varifrån det är omöjligt att förstå vad som behöver göras, när och vem som ska göra det. Förutom att coacha inom området kommunikationJag behöver någon eller något för att få ihop en sammanfattning av min värld.

Och här kommer AI igen till undsättning. Du har förmodligen redan sett exempel på korta sammanfattningar i sökresultaten. Det här textavsnittet under rubriken i sökresultaten (det kallas ett "utdrag" låter ganska coolt, ja?) skapas baserat på sökfrågan, vad andra användare tyckte var användbart och annat data. Men automatisering kan göra mycket mer.

Verktyget som heter SMMRY kan ta ett helt dokument eller en webbsida och konvertera den till en läsbar anteckning. Det finns många andra liknande verktyg. Detta område är under aktiv utveckling, så under de kommande åren kan vi förvänta oss uppkomsten av nya applikationer, inklusive de som är djupare integrerade i Microsoft Office och Google Chrome.

Andra verktyg hjälper dig att hitta referenser till "entiteter" (personer, platser, företag) och begrepp i dokument, vilket kan vara användbart för snabbt transkribera innehållsinnehåll, länka till relaterat innehåll eller till och med skapa ett "digitalt fingeravtryck" för jämförelse med andra dokument.

Ett sådant verktyg, Thomson Reuters Open Calais, används för att generera Nyheter innehåll. Om du någonsin har sett en artikel med namnet på ett företag, dess ticker och en länk till dess hemsida, tacka en produkt som Open Calais.

Sådana verktyg för att hitta föremål och koncept kan vara ganska sofistikerade och komplexa. Jag har varit tvungen att skapa analysverktyg för företag som kan dechiffrera citat från domstolsprotokoll och extrahera relevanta bestämmelser från ett juridiskt avtal.

Ett av mina favoritexempel är Vin Vomero, grundaren av Foxy AI. Jag träffade Vin när jag pratade på ett möte i Boston om hur man integrerar IBM Watson i anpassade applikationer. Han var en fantastisk kille som arbetade med att få AI till fastighetsvärdering. Kort efter vårt möte lanserade han en heltäckande fastighetsvärderingstjänst baserad på tillgängliga fotografier. Ännu en anledning att prata om att maskiner tar folks jobb (för att vara ärlig så tycker jag inte riktigt synd om fastighetsmäklare och fastighetsvärdare).

Via Foxy AI Vin skapade ett nytt applikationsområde som han kallade visuell fastighetsforskning. "Vi bygger datorseende applikationer för att extrahera information från fotografier och sedan använda dem i andra applikationer som fastighetsvärderingar. Vårt house2vec djupa neurala nätverk tränades på miljontals bilder av bostadshus under två veckor. Tack vare denna utbildning har vårt neurala nätverk identifierat och lärt sig visuella egenskaper som korrelerar med värde och tydligt återspeglar mellanliggande kvalitetsgraderingar."

Även om det nästan låter som science fiction, är det inte alls svårt om du använder rätt AI-verktyg.

Med hjälp av djupinlärning förvandlar Foxy AI fotografier av egenskaper som tidigare övervägdes ostrukturerad data till strukturerad data, förvandlar pixlar till en numerisk representation av objekt och deras egenskaper, som finns i bilden. Foxy AI använder sedan denna information för att förbättra noggrannheten hos befintliga uppskattningsmetoder. "Dessa numeriska representationer återspeglar egenskaper hos bilden som är förknippade med värde. Vi förvandlar med andra ord bilden till information om fastighetens kvalitet och skick.”

Fastighetsvärdering är ingen överraskning, men Win säger att Foxy AI är mer exakt. "Katalogbetyg Zillow - det vanligaste tillvägagångssättet, men det tar inte hänsyn till objektets kvalitet och skick. Vi genomförde flera egna experiment där vi samlade in värderingar för ett antal fastigheter till salu. Vi hittade ett nytt hus, förutspådde dess kostnad och väntade sedan på att det skulle börja säljas. Vi jämförde sedan försäljningspriset med Zillow-prognosen. Vår prisprognos har ofta legat närmare det faktiska försäljningspriset och vi fortsätter att förbättra systemet.”

Du kan inte använda Foxy AI direkt, men om du köper eller sälja hemma kan du mycket väl använda produkterna från denna teknik utan att ens veta om det.

6. Komplex uppgiftshantering

Det är en sak att skicka ut en kalender med möten eller svara på mejl. Men hur är det med resten av de uppgifter som du utför i ditt dagliga liv, växla mellan olika applikationer och sammanhang? Kan de också automatiseras?

Slå på superhjältarnas marsch. Produkter som t.ex Zapier, IFTTT och Coda.io. Dessa verktyg samlar olika tredjepartsapplikationer, arbetsflöden och logiska förhållanden för att lösa nästan alla problem du kan tänka dig.

Eftersom dessa produkter införlivar maskininlärning i sina plattformar, blir det lättare att integrera dem i affärsprocesser.

Du behöver inte vara utvecklare för dessa uppgifter. Men du behöver lite skicklighet med villkor logik och procedurer. Om du någonsin har byggt ett beslutsträd bara för skojs skull, så kommer du att klara dig. Och även om detta inte är din starka sida kan du alltid anlita rätt specialist i molnet.

Röst interaktiva system som Alexa, Siri och Google blir också alltmer plattformar för automatiserade integration av olika uppgifter och informationskällor, så att du kan ändra strukturen och logiken i processer, och allt detta i rösten förvaltning. Glöm bara inte att säga "snälla" och "tack". Dina barn hör dig.

Om du jobbar hemifrån eller ditt företag har adopterat hybridmodell, "Remote Economics" är den bästa guiden för att öka produktiviteten och effektiviteten. Modern teknik kan göra mer än du tror.

Köp en bok