Personlig Kanban: Hur du förenklar ditt yrkesliv med en Task Board

Den berömda författaren och professorn i datavetenskap vid Georgetown University, Cal Newport, skrev boken New Principles of Business Communication. I den berättar han om hur vi kom fram till en kultur av ständig kommunikation och hur det påverkar vår produktivitet och mentala hälsa. Med MIF-förlagets tillstånd publicerar vi ett utdrag ur det femte kapitlet. Det handlar om hur man effektivt löser arbetsuppgifter med hjälp av en Kanban-tavla.

Jim Benson funderade mycket på hur man kan optimera arbetet inom det intellektuella området. Hans konsultföretag Modus Cooperandi är specialiserat på att utveckla unika rutiner för att hjälpa tjänstemän att samarbeta mer effektivt. Benson har tidigare arbetat med mjukvaruutveckling och är väl insatt i agila ledningstekniker. Det är förmodligen därför han ofta använder uppdragstavlor i sitt arbete. […]

Men när det kommer till personlig produktivitet blev Jim Benson känd för en tunn bok som han själv publicerade 2011. Det kallas Personal Kanban, och det erbjuder ett lockande perspektiv: du kan använda agila hanteringstekniker som hjälpa team av anställda att implementera komplexa projekt för att hantera den trassliga härvan av ansvar i deras individuella professionella liv.

Tankarna bakom boken är ganska enkla. Och Benson beskrev dem kortfattat i en fem minuters video som han lade ut på bokens hemsida. Författaren står bredvid en stor anteckningsbok placerad på ett staffli. Han fyller mitten av arket med flerfärgade självhäftande pappersbitar. De representerar våra egna förväntningar, såväl som hos släktingar, vänner, kollegor och chefer. "Alla dessa uppgifter håller ihop i en klump i våra sinnen, och varje gång vi tänker på vad vi ska ta oss an, sliter vi av en bit från den här klumpen", förklarar Jim. För att göra detta måste vi gå igenom denna hög med uppgifter och analysera dem noggrant för att bestämma vad vi ska göra härnäst. "Uppgiften är inte trevlig," sammanfattar Benson.

Personal Kanban erbjuder en lösning: strukturera denna uppsättning information med en personlig uppgiftstavla. Benson tycker att det borde finnas tre kolumner. Den första heter Möjligheter. I den, med hjälp av självhäftande ark, anger du information om ditt ansvar. Varje broschyr innehåller information om endast en uppgift. "Och nu förvandlas det mardrömslika utbudet av arbete till en snygg, ordnad struktur." Den andra kolumnen heter "Pågår". Dit flyttar du arken som speglar de uppgifter som du började arbeta med. Nyckelpunkten relaterad till denna kolumn (och detta är den hemliga ingrediensen i Kanban-systemet som helhet) är att du kan arbeta med ett strikt definierat antal uppgifter samtidigt. På språket i detta system är detta "begränsande av antalet pågående arbeten." I sin video säger Benson att han inte ska arbeta med mer än tre uppgifter åt gången. Som han förklarar, om du istället bestämmer dig för att ta dig an ett dussin olika ärenden på en gång, så kommer allt att hamna i "en total röra". Han hävdar övertygande att du inte bör ta tag i allt på en gång: ägna din fulla uppmärksamhet åt två eller tre saker och ta dig an en ny uppgift först efter att ha slutfört den föregående.

Och så närmade vi oss logiskt kolumnen "Klar". När arbetet är klart flyttar lappen dit. Teoretiskt sett behövs inte denna kolumn alls, men Benson antyder att den psykologiska lyftning som upplevs av en person som flyttar ett papper från kolumnen "Pågår" till kolumnen "Klar", blir en kraftfull stimulans faktor. Under åren sedan Bensons bok publicerades har systemet fått horder av fans. […]

Arbetsgruppen är ett otroligt effektivt verktyg inte bara för att samordna olika teams arbete, utan också för att strukturera enskilda medarbetares arbete […].

Jag har redan sagt att jag själv använde denna idé som professor. Som doktorand på datavetenskapsavdelningen i Georgetown organiserade jag mitt arbete med hjälp av Trello-tavlor. Mitt kalkylblad såg ut som Bensons standardmall, med kolumnerna "Pågår" och "Klar". Som många fans av personliga Kanban-system skapade jag mina egna kolumner för dessa uppgifter som jag vill uppfylla, men för närvarande är jag inte aktivt engagerad i dem (senare kommer jag att prata om detta Mer). Varje måndag studerade jag informationen på tavlan, flyttade runt på korten och bestämde mig för vad jag skulle jobba med den veckan. Under dagarna som följde kollade jag ofta på tavlan för att se vad jag kunde göra under den tid jag avsatte för forskarskolan. Så fort nya förfrågningar kom in - i form av mejl, telefonsamtal eller, som ofta är fallet, frågor passerade förbi mina elevers kontor - jag skrev omedelbart ner informationen på kort och la upp den på tavlan för att arbeta med dessa ögonblick Senare.

Utan en arbetsgrupp i mitt universitetsarbete skulle jag vara beroende av kommunikation med stil. hyperaktivt bikupa sinneEtt arbetsflöde som fokuserar på pågående kommunikation och som drivs av slumpartat flöde meddelanden som levereras via digitala kommunikationsmedel som e-post och budbärare.. Som ett resultat skulle jag fastna i trög korrespondens med många människor - dag efter dag. Jag skulle bli ett typiskt offer för ett hyperaktivt bikupans sinne: någon som inte skiljer sig från en bärbar dator för ens ett möte och släppte aldrig telefonen när han gick över campus och försökte få tusen saker gjorda på samma gång. Med andra ord, utan detta system skulle mitt jobb vara ett helvete. Med hjälp av uppdragstavlan kunde jag avsevärt minska resursförbrukningen. Information om det kommande arbetet läggs på styrelsen, strukturerat och jag genomför metodiskt uppgifterna på den tid som avsatts för detta. Det är därför, som du kanske har gissat, jag blev en stark förespråkare av att använda uppgiftstavlor inte bara för organisation av lagets arbete, men också för att effektivisera yrkeslivet för enskilda anställda, ta hand om mentalt arbete.

För att hjälpa dig med den här uppgiften, här är några exempel på bästa praxis som hjälper dig att få ut det mesta av uppgiftstavlor.

1. Använd flera brädor

Många förespråkare av personlig Kanban använder bara en styrelse för att organisera sina yrkesuppgifter. Jag rekommenderar att du tar ett lite annorlunda tillvägagångssätt. Ha en separat styrelse för varje roll som du utför inom yrkesområdet. Jag är för närvarande universitetsprofessor i tre mycket olika roller: forskare, lärare och doktorand. För var och en av dessa roller startade jag en separat styrelse. Så när jag analyserar min undervisningsverksamhet störs jag inte av orelaterade uppgifter inom forskningsområdet eller arbete med doktorander. Det gör att jag inte behöver växla mellan olika aktiviteter och jag löser arbetsfrågor snabbare.

Jag tycker också att det ibland är användbart att ha en separat styrelse för stora projekt (säg de som tar mer än två veckor att slutföra). Till exempel var jag ordförande för en stor vetenskaplig konferens för inte så länge sedan. Denna position innebar lösningen av många uppgifter. Det är därför jag bestämde mig för att det skulle vara lättare att skapa en separat styrelse, vars information inte skulle överlappa andra områden i mitt yrkesliv. När det här projektet väl var klart behövde jag inte längre tavlan.

Naturligtvis kan du bara operera med ett begränsat antal brädor så att uppgiften inte blir övermäktig. Av den anledningen tycker jag att det är en bra idé att ha en separat styrelse för varje yrkesroll och varje större projekt. I det här fallet kommer de flesta att ha två till fyra brädor som lätt kan arbetas med. Tvärtom, om du har tio styrelser kommer resurserna som krävs för att växla mellan dem att uppväga eventuella fördelar med uppgiftsstrukturering.

2. Ha regelbundna en-mot-en-sessioner för att analysera information

När vi pratade om uppdragstavlor för kunskapsteam argumenterade jag för att det bästa sättet att analysera informationen de innehåller är att ha regelbundna möten. Detsamma gäller din personliga styrelse. Om du vill få ut det mesta av det här verktyget, avsätt tid varje vecka för att analysera och uppdatera informationen på tavlan. Under dessa individuella sessioner, granska detaljerna och flytta runt korten, uppdatera statusen för arbetet efter behov. Processen kommer inte att ta lång tid. Om du gör detta regelbundet räcker det med 5-10 minuter.

Ordna inte sådana sessioner för ofta: Jag kom till slutsatsen att en gång i veckan räcker. Men ignorera inte denna typ av aktivitet. Om du bestämmer dig för det uppdragstavla inte är en tillräckligt bra metod för att lagra information om ditt arbetsansvar, då återgår du till en febrig korrespondens i ett hyperaktivt kollektivt sinnes anda. Lägg in informationen om den enskilda sessionen i din kalender och ta den på lika stort allvar som alla andra möten och möten. Anpassade uppdragstavlor kan göra ditt yrkesliv mycket enklare, men bara om du är villig att investera din tid i att arbeta med dem.

3. Lägg till en kolumn "Förhandlingsbar".

Som chef för forskarskolan måste jag ofta diskutera arbetsfrågor med några av mina kollegor: med dekanus, med chef för forskarutbildningen och med två andra professorer som ingår i uppdraget, som jag rubrik. På min arbetsgrupp lade jag till en kolumn för var och en av dessa anställda och kallade den "Att diskutera vid nästa möte." Så fort det dyker upp en fråga, när jag behöver få någon åsikt från kollegor, jag undertrycker lusten att skicka ett snabbt e-postmeddelande till honom. Istället anger jag information om uppgiften i kolumnen "Diskutera vid nästa möte".

Jag träffar doktorandprogrammet veckovis vid en bestämd tidpunkt. Under vårt möte diskuterar vi alla frågor som dykt upp i den här kolumnen den senaste veckan. När det gäller dekanus och utskottsledamöter väntar jag tills det finns tillräckligt med frågor i spalten Diskutera och ordnar sedan ett möte för att diskutera allt på en gång. Detta tillvägagångssätt kan verka för enkelt för dig, men det har haft en mycket positiv inverkan på mitt arbete.

Föreställ dig till exempel att det under en vecka fanns fem informationskort i spalten Diskutera med dekanus. Under mötet, som kommer att pågå i 20-30 minuter, kommer vi att ta fram en strategi tillsammans med honom i var och en av dessa frågor. Om jag skrev ett brev till honom varje gång skulle jag behöva föra fem dialoger samtidigt under veckan. Som ett resultat skulle jag ha kollat ​​min e-post tio gånger och irriterat mig över att jag blev distraherad från jobbet.

Om du vill minimera oändliga meddelanden och få ut det mesta av individuella uppgiftstavlor är det här förmodligen det mest värdefulla rådet jag kan ge dig. Regelbundna möten kan ersätta 90 % av den hektiska korrespondensen. Det gäller bara att hålla koll på exakt vilka frågor som behöver diskuteras. Med hjälp av uppgiftstavlan är detta enkelt att göra.

4. Lägg till kolumnen "Väntar på svar".

Om du samarbetar med intellektuellt arbete behöver du ibland pausa arbetet med en uppgift medan du väntar på att en annan person ska svara på en fråga eller saknad information. Om du har skapat en personlig uppgiftstavla kan dessa klibbiga frågor enkelt spåras med hjälp av kolumnen Väntar på svar. När du flyttar dit en uppgift markerar du på kortet exakt vem du väntar på svar från och vad du ska göra när du får nödvändig information. Detta gör att du kan hålla kursen tills du har makten att påverka situationen och fortsätta arbeta effektivt när den nödvändiga informationen kommer. Ännu viktigare är att du lägger olösta problem på en säker plats och blir av med det underliggande ångestatt något inte gjordes.

Boken "New Principles of Business Communication" bygger på business case och den senaste forskningen inom området psykologi och neurovetenskap. Av den får du lära dig att tänka systematiskt, vad som behöver göras för att återuppbygga arbetsflödet i en organisation, i ett team och för enskilda medarbetare, och annat intressant.

Köp en bok