6 sätt att automatisera ditt företag och sluta kontrollera varje steg av dina anställda

1. Byt till elektronisk dokumenthantering

Pappersdokument tar mycket plats. Det är inte alltid bekvämt att leta efter dem, dessutom kan det nödvändiga kontraktet gå förlorat eller råka hamna i fel händer. Dessutom måste du lägga pengar på kontorsutrustning, tryckpapper, post eller budtjänster. Automatisering kan hjälpa till att undvika dessa problem. Varje anställd kan snabbt hitta det önskade dokumentet i programmet, arbeta med det och skicka det till adressaten, som omedelbart kommer att ta emot filen.

Arbetsflödestjänster låter dig hålla reda på ändringar som gjorts i ett dokument och lagra flera versioner av det om du behöver originalet. Du kan också konfigurera åtkomst för specifika anställda till varje fil.

Du behöver inte oroa dig för den juridiska sidan av frågan. För att ett dokument ska vara giltigt, ställa in kvalificerad elektronisk signatur. Henne motta i ett ackrediterat certifieringscenter.

2. Testa chatbots

När användare skriver i meddelanden, de redo vänta i genomsnitt 45 sekunder på ett svar. En försening kan leda till att en kund tappas. Men det är dyrt att ha en personal som hanterar förfrågningar dygnet runt. En chatbot hjälper till - en virtuell samtalspartner som kommer att svara på vanliga frågor. Till exempel kommer han att berätta om kontorstiderna eller orientera dig efter pris.

Med en chatbot missar du inte förfrågningar som kommer in efter kontorstid. Och spara tid för anställda som inte ständigt behöver behandla samma typ av förfrågningar. Svar på dem kan läggas till botskriptet. När klienten skriver en standardfråga kommer programmet att känna igen nyckelorden och returnera svaret. Dessutom kan du ställa in boten för att be om kundens e-post. Så du fyller på basen för reklamutskick.

En speciell konstruktör, som Botmother eller Salebot, hjälper dig att skapa en chatbot. De är lämpliga för alla populära sociala nätverk och snabbmeddelanden, inklusive Telegram, VKontakte‎ och Odnoklassniki‎.

3. Automatisera försäljning

Även en liten försäljningsavdelning behöver ett CRM-system. Om varje anställd för en lista över kunder i ett separat dokument kan du lätt tappa kontakter när säljaren slutar. Dessutom är det svårare att kontrollera en chefs arbete - det finns ingenstans att se information om antalet samtal och möten, avtal med kunder.

Ett CRM-system låter dig bygga en försäljningstratt och styra kundens väg från hans första kontakt med företaget till att avsluta affären. Du kommer att förstå vad som vägleder en person när han bestämmer sig för att köpa en produkt, och du kan försiktigt stimulera hans intresse. I CRM kan du lagra all data om klienten och fixa kommunikationsprocessen - samtal, brev, meddelanden i snabbmeddelanden. Om en anställd går på semester eller sjukskrivning blir det inte svårt för en annan chef att återställa informationen.

Dessutom är systemet lätt att planera arbetet. Ställ till exempel in en påminnelse om att ringa vid utlovad tid eller utfärda en faktura. Så du och dina anställda kommer att vara säkra på att de inte tappar kunder på grund av att avtal inte följs.

4. Ställ in integration mellan applikationer

Det hjälper att inte skriva in samma information i flera program. Du vet säkert att ingenting kommer att gå förlorat, och det blir lättare för anställda från olika avdelningar att arbeta tillsammans.

Du kan automatisera processen för dataöverföring med hjälp av speciella applikationer, såsom Albato-tjänsten. Det låter dig ställa in integration mellan CRM-systemet, instant messengers, analysprogram och andra applikationer. Du kan välja önskade tjänster från listan och ange vilken data du vill överföra. Låt oss säga att du ställer in det så att det skickar leads från sociala nätverk till CRM-systemet.

5. Implementera ett PLM-system

PLM står för Product Lifecycle Management - produktlivscykel. Det hänvisar till hela uppsättningen av processer från studien av kundens behov till bortskaffandet av en använd produkt. PLM-systemet låter dig kombinera maximal information om produkten - dess skapande, marknadsföring, försäljning. Alla avdelningar i företaget kommer att arbeta i en enda miljö och det blir lättare att överföra information. Genom PLM-metoden är det dessutom lättare att se förlusterna. Till exempel överproduktion eller överdriven förflyttning av material mellan avdelningar.

Sådana program kommer snart att dyka upp i Ryssland. Till exempel nu är under utveckling projektet med den första IT-plattformen för företagsledning, som kommer att göra det möjligt att etablera en PLM-strategi. Programmet är utformat för företag som verkar på konsumentvarumarknaden - tillverkare av mat, kläder, parfymer eller sybehör. Lanseringen av den första etappen är planerad till 2023 och plattformen kommer att vara i full drift 2025.

6. Använd ansökningar för rekryterare och HR

Sökandet efter specialister kan också automatiseras. Anta att en algoritm baserad på artificiell intelligens kan hantera analysen av meritförteckningar. Han kommer att välja ut lämpliga kandidater enligt de parametrar som företaget ställer in och genomföra en första intervju via telefon eller till och med video. I det senare fallet kommer programmet att spela in sökandens svar på video och utvärdera dem med hjälp av en maskininlärningsmodell. Dessutom kan hon kontrollera kandidatens personliga egenskaper: goodwill, öppenhet för nya erfarenheter och andra. En sådan uppgift kan till exempel anförtros programmet "Nord. AI".

Vissa program är lämpliga för anställda ombord. Den första dagen får en nybörjare mycket information, och han kan lätt bli förvirrad eller glömma något. För att förhindra att detta händer, använd en chatbot som svarar på vanliga frågor. Tack vare honom kommer en ny anställd inte att känna sig besvärlig att be om ett Wi-Fi-lösenord eller att försöka ta reda på på vilken avdelning man ska ta en arbetsbärbar dator.