Hur man "återställer" produktiviteten med bara ett kalkylblad

Föreställ dig att du har en visuell "tidsmaskin" som tar dig till någon av ögonblicken i det förflutna. Och du kan se vad du ägnat din tid åt – vilka uppgifter du utförde och vilka som inte gjorde det, och varför. En sådan "enhet" kan stå till ditt förfogande när som helst. Allt du behöver göra är att skapa ett produktivitetskalkylblad. Detta är ett dokument där du kommer att spela in din personliga prestation varje dag.

Hur man skapar ett produktivitetskalkylblad

Det bästa är att använda Google Sheets, Excel eller Numbers. Men om det är bekvämare för dig fungerar det också att skriva i en anteckningsbok eller anteckningar på din telefon.

I vilket fall som helst bör tabellen ha fyra kolumner:

• datum. Den kan markeras i en ljus färg, till exempel gul.
• Uppgift. Det här är en kolumn för listan över saker du gör under dagen.
• Kategori. I den här kolumnen måste du notera vilken typ av uppgifter som utförs, säg "arbete" eller "personligt". Varje kategori kan också markeras i färg. Detta hjälper dig att snabbt navigera i data och se vart fokus oftast riktas.
  instagram viewer
• minuter. Här återstår att registrera hur mycket tid det tog att slutföra en viss uppgift.

Undvik att lägga till aktiviteter till ditt diagram som hjälper dig att ladda, som meditation eller träning. De låter dig upprätthålla en balans mellan arbete och privatliv och upprätthålla mental hälsa, men inte direkt relaterat till produktivitet. Därför är det i det här fallet bättre att hoppa över dem.

Försök att fylla i kalkylarket medan du slutför uppgifter under dagen. Det hjälper också till att bättre fördela arbetet och medvetet växla mellan uppgifter istället för ta omedelbart nästa sak eller gör flera på en gång, vilket bara gör ont produktivitet.

Hur produktivitetstabellen fungerar

Vi tar sällan tid att introspektera och tänker inte på varför våra handlingar inte ger önskat resultat. Och detta är ett stort misstag. När vi har tydlig information framför ögonen är det mycket lättare för oss att förstå var vi slösar bort vår tid och vad som hindrar oss från att gå vidare. Produktivitetsdiagrammet visar tydligt våra misstag och gör det möjligt att analysera hur man kan undvika dem i framtiden, i vilken riktning man ska ta fler steg och var man ska omfördela uppmärksamheten.

Låt oss säga att du bestämmer dig för att beräkna hur många timmar om dagen du lägger på arbetsuppgifter. Om det totala antalet inte passar dig kan du utifrån tabellen fundera på hur du ska öka eller minska det – till exempel minska tiden för lunch eller delegera uppgifter till andra.

Kalkylarket gör det också lättare att analysera hur de uppgifter du lägger mest tid på är i linje med dina långsiktiga mål. Om du vill skriva en bok, men bara ägna en timme om dagen åt att arbeta med den, är det dags att ändra ditt schema.

Det är viktigt att regelbundet studera produktivitetstabellen. Avsätt till exempel en halvtimme eller en timme varannan till var tredje dag för att granska alla uppgifter och analysera information. Leta efter återkommande mönster och var ärlig mot dig själv. Lägger du verkligen tillräckligt många minuter på dina mål, eller spenderar du mycket mer tid på sociala medier? Analyser hjälper dig att hitta ytterligare resurser och öka produktiviteten inom viktiga områden i ditt liv.