6 tips för att minska resekostnaderna

1. Utveckla en resepolicy

Ditt reseschema bör innehålla:

• En lista över utgifter som företaget är villig att ta på sig. Till exempel betalas mat och presenter till partners av verksamheten, men den anställde betalar för mobilkommunikation och taxi.
• Rese- och boendegränser för anställda i olika befattningar. Låt oss säga att fyrstjärniga hotell är för avdelningschefer, trestjärniga hotell är för vanliga anställda.
• Regler för dokumenthantering. Detta är tidsfristerna för att utfärda en tjänsteresa, förbereda uppgifter, förfarandet för att lämna in ansökningar och rapporter. Det är också viktigt att utse en anställd eller avdelning som ska ansvara för att resepolicyn följs.

Du kan lägga till mallar för resedokument - det blir lättare för anställda att fylla i dem, och antalet felaktigt upprättade papper kommer märkbart att minska.

För att göra din resepolicy ännu mer lönsam, dela upp den i flera delar efter vikten av affärsresor. Tänk på olika regler och gränser för dem. Dessa resor kan vara:

• För att behålla bilden.
  instagram viewer
  Presentationer på konferenser, deltagande i forum eller utbildningar. Sådana evenemang kommer inte att ge omedelbara fördelar, så kostnaden för biljetter och boende kan minskas.
• För företagets utveckling. Arbetskontroller, möten och förhandlingar. Sådana resor syftar till att öka vinsten, så du kan spendera lite mer på dem. Prioriteten här är personalens komfort och rörelsehastighet.

Kodsystemet hjälper dig att sortera resor efter uppgifter snabbare. Tilldela nummer till olika reseformat, samla dem i en enda lista och bifoga den till din resepolicy.

2. Tänk på olika transporter och boende

Flygplanet är inte alltid det bekvämaste och mest lönsamma sättet att resa. Om det inte finns några direktflyg till den önskade staden kan anslutningarna ta längre tid än tågresan. Dessutom är det verkligen möjligt att arbeta i bilen: många tåg har Wi-Fi, dubbla fack och till och med fack för porttelefoner. Ett annat alternativ är bussar. En kort resa på dem kommer inte att skada komforten, samtidigt som du sparar tillräckligt med tid och pengar på grund av bristen på överföringar.

Bostäder är samma historia. Ett hotell är dyrare, men i centrum är det ibland mer lönsamt än ett budgetalternativ i utkanten av staden: kostnaden för en taxi eller kollektivtrafik kommer att täcka skillnaden. Det händer att daglig hyra av en lägenhet är billigare än ett hotell. Och stabilt Wi-Fi och en tvättmaskin till hands kommer att göra en lång resa bekvämare.

3. Förläng inte din resa

Ju kortare resa desto billigare är det för företaget. Varje arbetsdag är nödvändig kompensera med dagpengar, och om resan infaller på helger eller helgdagar - även till dubbeltaxa.

Beräkna därför alltid noggrant den tid som krävs för att slutföra uppgifter. Till exempel, om en anställd måste tala vid en konferens på torsdag eftermiddag, är det inte nödvändigt att ta onsdag och fredag ​​på vägen. Du kan flyga in på morgonen och flyga ut på kvällen - istället för tre dagar kommer en affärsresa bara att vara en.

Detta schema fungerar i de flesta fall, men det finns undantag. Anta att alla lönsamma biljetter för den önskade dagen är över och bara business class återstår. Det kan kosta mer än dagpengar och en natt på hotell. Här är det värt att beräkna kostnaderna för flera alternativ, jämföra beloppen och välja det bästa.

4. Skaffa ett företagskort

Med den blir affärsresor bekvämare för dig och för dina anställda. Du kommer att kunna sätta gränser så att anställda inte går över budget när de reser. Inga fler oredovisade utgifter - du kommer att se alla transaktioner på ditt personliga konto. Dessutom har företagskort vanligtvis speciella bonusar, såsom ökad cashback eller servicerabatter.

Huvudsaken är att det blir möjligt att returnera moms för köp utan onödiga nerver. För skatteåterbäring nödvändig endast en faktura, och om den anställde betalar hotelllogi och transport kontant eller med sitt vanliga lönekort, får papperet inte utfärdas.

5. Ge de anställda ett val

Det verkar som om att ordna flyg och hotell på egen hand är det rätta beslutet för att spara pengar. Men det finns en risk att ditt val kommer att verka obekvämt för den anställde: komforten kommer att drabbas av detta, och lusten att arbeta under resan kommer sannolikt att minska. Dessutom kommer den som ansvarar för planering att förlora tid som skulle kunna läggas på att lösa andra uppgifter som är mer effektiva för verksamheten.

Om villkoren för bosättning och förflyttning kommer att väljas av affärsresenären, behöver du inte oroa dig för dessa problem. Det viktigaste är att ange gränserna och villkoren för resepolicyn för honom. Du kan också anförtro inköpen till en ansvarig person, till exempel en revisor: resenären kommer att ge länkar till praktiska alternativ, arrangören kommer att betala för dem och sedan dela biljetter och bokningsdetaljer.

6. Analysera rapporter från tidigare resor

Kontrollera olika anställdas dokument, se om kostnaderna skiljer sig och leta efter skäl till ökade utgifter. Till exempel, någon valde ett flyg som var obekvämt för företaget eller åt uteslutande på dyra restauranger. Sådana uppgifter kommer att hjälpa till att anpassa resepolicyn och göra den till det bästa alternativet för affärer.

För att göra det lättare att analysera är det värt att ha en pivottabell. Dela upp dokumentet i kolumner efter kategori: biljetter, boende, måltider, mobilkommunikation, transport under resan och så vidare. Ange även resedatum och namnet på den utstationerade medarbetaren. Endast utgiftsbeloppen kan laddas in i tabellen och låt detaljerna lagras i rapporter. Om du märker en anomali, dra upp pappersarbetet för att se varför utgifterna har ökat.