Om din e-post är överbelastad, inte tekniken kanske problemet
Tips Produktivitet / / December 19, 2019
Det finns ett stort antal artiklar på temat förbättringen av olika e-postsystem. Men ändå, oavsett vad vi gör, från tid till annan, börjar vi att tro att vår c-post som inte är rätt, att det är något är inte tillräckligt för att vara produktiv - och vi återigen gräva i inställningarna. Men Joshua Lyman (Joshua Lyman), webbutvecklare, säger att det är inte e-post fungerar inte korrekt, och oss själva.
Joshua avser att tillämpa i sitt arbete med e-post i alla tre regler. De hjälper dig att hålla upp till dubbelt så mycket, och arbeta med e-post kommer inte att orsaka negativa känslor.
Stäng av aviseringar
När skrivbordet hela tiden syns märka att du har ett nytt meddelande, är det svårt att hålla sig från en annan e-postklient. Varför configure en stationär e-postklient för att kolla e-post var 5 minuter? Situationer där du ska omedelbart svara på brevet, är mycket sällsynta, och oftast människor pre-uppmaning att säga att brevet sändes. Alla andra meddelanden inte kräver omedelbar respons och kan vänta ett tag. Som en allmän regel, om det är något akut, normala människor samtal, men inte skriva ett brev och väntar på ett svar.
Detsamma gäller och ständigt öppna flikar med posten. Jag slår vad om du bara tillbaka för att kontrollera om någon anledning var 10 minut. Och om du måste monotont arbete eller förbereda nästa rapport är intervallet reduceras till 3-5 minuter (ja, inte tvätta kristallkrona).
Gör en muntlig överenskommelse med kollegor
Oavsett hur du organiserar arbetet i sin e-postsystem, det viktigaste i detta gäng är fortfarande den mänskliga faktorn. E-post ply regelbundet mellan adresser. Men svara på dessa meddelanden människor, och alla har sin egen definition av brådska. Någon anser lämplig tidsperiod för att svara på brevet i 1-2 timmar. Och vem är han är från 8 till 24 timmar. Dvs brevet inget svar, inte för att e-postsystemet är bruten, men att någon anser att det är giltigt att besvara det nästa dag.
Och om med personliga meddelanden, allt är mycket enklare, måste du diskutera med kollegor dessa stunder. Om du vet att en kollega standard tid att svara på brevet - 2 timmar, och svaret som behövs i en timme, är det bättre att inte slösa tid och nerver och samtal. Eller, med tanke på alla dessa funktioner, skicka e-post med frågor som inte kräver ett brådskande svar i förväg.
Produktivitet vs. acceleration
David Levi (David Levy), professor vid University of Washington, menar att i vårt samhälle är ofta förväxlas med accelerationen av produktiviteten. Allt sker snabbt, men inte alltid bättre. Hellre än att sitta ner och tänka bra, och sedan skicka en kort men informativ brev, vi kastar varandra korta meddelanden som ständigt distrahera oss och det inte bär helt rätt information.
Det visar sig att det belopp du spenderar mer tid med att läsa de korta men meningslösa bokstäver än en grundlig.
Ständig förbättring av e-postsystem - det är bra, men glöm inte att kontrollera e-post och inte svara på brevet av systemet, och människor. Så du bör lära sig att använda tekniken på ett sådant sätt att kommunicera mer effektivt med andra människor och arbeta mer produktivt.