Hur avgör ni att brevet är för lång?

© foto

Om du får ett brev med flera sidor, skulle du läst den? Långa brev, samt mycket lång artikel, är det mycket svårt att läsa och förstå. Dessutom är författaren så ryckas med den process som i slutändan att förstå exakt vad han ville från dig, blir det nästan omöjligt.

Varför inte skriva långa brev? Den första och mest självklara svaret - eftersom ingen kommer att läsa det!

Korrekt användning av e-post kan vara ett effektivt verktyg för att utveckla din verksamhet. Skriva långa brev betyder inte att du är mer produktiv. Ja, du gjorde en hel del arbete, men detta arbete inte betyder absolut ingenting. Nu alla försöker minska behandling av inkommande post och göra jobbet så effektivt som möjligt på kort tid. Därför din långt brev - det är inte bara ett slöseri med tid, men också ett hänsynslösa slöseri med andra.

Ju kortare ditt brev, desto bättre kommer det att utföra sitt arbete. Den bör innehålla endast specifika frågor eller svar. Skriv bara på meriter och inget mer. Om du fortfarande spricker med en önskan att skriva ett långt brev, kan det vara bättre att utse denna person träffas och diskutera alla aspekter av de frågor som du för en affärslunch?

Hur vet du att ditt brev har passerat sin gräns? Här är 10 tecken genom vilka man kan avgöra vad du betalat för mycket uppmärksamhet.

1. Du vet inte som försöker säga. Det är som om du ringde någon först, och frågade: "Vad hände?" Den naturliga svaret: "Ja... jag vet inte. Du kallade mig? "Håll ditt brev är, tills huvudet inte anger en tydlig fråga eller svar.

2. Du är obekväm med ämnet. Detta kan jämföras med en ändlös ström av medvetande i mötena, när folk inte äger föremål för samtal och därmed försöker dölja sin okunnighet. Eller när eleven börjar bra längd för att svara på frågan om läraren, försöker tjäna minst tre. Samma sak med ett långt brev. Om du inte kan sammanfattas som vad du vill från personen i andra änden, då du inte har tillräckligt med kunskap. Detta kan ofta ses i stora företag, där människor ger intryck av upptagen med att skriva en mycket viktig och långa brev.

3. Förkorta din vanliga signatur. Om ditt brev innehåller svaret i några få ord, din signatur med alla detaljer (titel, företag, hela listan med kontakter, favoritcitat, logotyp, slogan för företaget, etc.) på golvet på sidan kommer att se ut löjligt. Försök att lämna hela brevet i stil med minimal.

4. Du skriver en bok. E-post - inte böcker. Om det finns ytterligare information, bifoga det till punkt och pricka i form av separata filer. Om brevet kan vara mycket lång, är det värt att tänka på vilken typ av information för att bättre identifiera och skicka in en ansökan.

5. Du spam. Sådana situationer uppstår ofta i stora företag, där de anställda känner en slags behov skicka varandra långa brev, som innehåller en detaljerad rapport om det arbete som utförts med den permanenta uppdateringar. Som ett resultat, dag förvandlas till en solid verifieringsmeddelande med en ström av meddelanden i stil med "Jag skickade ett brev till kunden.", "Ordna ett möte." "Rapporten är över 30%." Och så vidare.

6. Dina brev osammanhängande. Det är inte nödvändigt att skriva ett tvåsidigt brev att ställa en enda fråga.

7. Du missbrukar peresylaniem bokstäver. Hellre än att ta itu med ett brev, du bara klicka på "Skicka". Den toga brev omvandlas till ett ändlöst band, som är nästan omöjligt att komma till den viktigaste punkten.

8. Det bör inte skriva. Skicka inte brevet vad som bäst diskuteras vid ett möte eller på telefon. Ibland e-post är inte rätt verktyg för kommunikation. Om det tar mer än några rader till den bästa personen diskutera frågan eller ringa ett telefonsamtal.

9. Detta bör vara ett meddelande till antalet mottagare mer än en. Till exempel, att skriva ett brev till chefen och sätter i mottagare av alla anställda. Det verkar, så han försöker att förkorta tiden för att skriva och skicka detta brev till alla individuellt och därmed får jobbet gjort effektivt. Men mest av allt, att han inte ens föreställa mig att det snart kommer att fylla upp en lavin av svaren i ett brev så snart hans personal kommer att trycka på "Svara alla". Ibland denna metod inte riktigt fungerar.

10. Du behöver inte redigera dina brev. Innan du skickar ett brev, bör du läsa den igen och redigera. Förutom grammatiska och stavfel, måste du redigera och dess innebörd. Kanske det tog en hel punkt, kan du sätta in några rader. Och en annan bra tumregel: du ska åter läsa ditt brev många gånger, hur många människor du kommer att skicka det.

Och innan du skickar brevet, läste den och se till att den är kort och innehåller endast specifika frågor. Ju tydligare ditt meddelande, desto större är sannolikheten att mottagaren förstår vad som krävs av honom och kommer att svara dig så kortfattat och rakt på sak.