"Artighet - detta är inte ordet." Varför så mycket hyckleri och hur man bli av med det i affärskorrespondens

Lyudmila Sarychev

Medförfattare till boken "Nya regler för affärskorrespondens».

Arbeta bokstäver - det är en smärta. Vi genomförde en undersökning där våra abonnenter rapporterat att de var irriterande i affärskorrespondens. Hur många svar vi fick! Folk hatade samma sak: alla dessa ord ASAP och FYI, avsiktlig byråkrater och behandling "kollegor", den ordning märkt "brådskande" och långa, osammanhängande brev. Om man tittar på det djupare, visar det sig att folk rasande förakt.

Respektlöshet - det är allt som ger försummelse eller ouppmärksamhet till samtalspartner. Jag glömde att bifoga en fil - respektlöshet. Jag gjorde ett misstag i namnet - samma förakt. Brev med temat "brådskande" - igen, respektlöshet, och även vad. Om allt är korrekt, och sedan lägga lite omsorg får du ett brev som mottagaren vill svara.

Respektera och omsorg i breven måste lära, eftersom det i affärskommunikation fanns det en annan tradition: skriva klichéer, med artiga ord och officiellt. Men denna tradition har ingenting att göra med normala mänskliga relationer. Därför är det dags att byta.

Du behöver inte vara barnvakt dem

När vi talar om respekt och omsorg kurser, det finns alltid någon som säger: "Egentligen är det deras jobb att få mig data! Jag sa till dem pengar för det, och kommer inte att betala mer respekt skildra före dem! "

Det är rätt. Allt som är skrivet i denna bok, är inte nödvändigt. I affärer gör korrespondens inte så mycket obligatoriska delar. Ett brev från chefen med ordet "look" kommer att fungera inte värre än en lång begäran till "uppmärksamma det bifogade dokumentet." Affärskorrespondens - det är i första hand ett ärende och först därefter - relationen.

Varje dag människor kommer att arbeta, vilket är avskyr att exekvera instruktioner som inte förstår, från sina överordnade som föraktar. Världen fungerar, och utan respekt.

En annan sak är att ett respektfullt brev, vi svarar mycket bättre än vanligt. Vi svarar snabbare, mer "påslagen", finner vi anpassade lösningar, Nytta med nöje, trött mindre och så småningom bli produktiv. Detta betyder inte att dåligt skrivna bokstäver kommer att ignoreras. Nej, naturligtvis. Det är arbete. Detta är samma som motiverar anställda till terror eller en bra attityd. Bra attityd fungerar, men också fungerar och terror. När chefen yelling på underordnade, och kunden försämrar artist, och de flesta av dem, och andra utför uppdrag.

Mer intressant fras - "för att representera respekt." Respekt kan inte beskrivas, eftersom det inte är en extern manifestation av människan, denna inre tillstånd. När en person respekterar sig själv, även hänvisar han till en annan - det händer av sig självt. Vi är säkra på att när du håller den här boken, har du inga problem
med respekt för sig själva och andra.

I affärskorrespondens har standarder!

Företagen har krav på affärskommunikation: form av rapporter, etablerade fart och fackspråk. Vi gör inte anspråk på att skriva om reglerna. Tvärtom, om det är en standard som hjälper dig att skriva snabbare, det är utmärkt. Men om de regler som du behöver veta något.

Inte alla av de regler som antagits inom företaget, kommer att arbeta utomlands. Intern Slang wont sätta polkompanii att kopiera och evig FIY - det är temat för skämt bland personer som arbetar med företag. De kallar dessa "kontors meerkats." Gissa varför.

Vad är bekvämt för en person är inte alltid bekvämt för mottagaren. Till exempel finns det en lång korrespondens med kunden. Chefen bestämmer sig för att ansluta tekniker. Han trycker på "Skicka till", säger "See. korrespondens "klick" Skicka ". Det är mycket praktiskt att chefen.

En specialist kommer nu läsa alla brev, för att förstå de ändlösa serier av "kära kollegor" och "uppmärksamma er." Manager är bekvämt och en tekniker - inte. Chefen kunde förbereda ett utdrag från korrespondens eller att bara skicka den nödvändiga fragment med en fråga och sedan en specialist skulle vara bekvämt. Det skulle påverka den i utförandet av arbetet? Och Gud vet det. Antagligen inte: teknikern eftersom skyldigheten att svara på sådana brev. Förbannelse och svara.

Diskussion om standarder är användbar endast om de leder dig till mottagaren av ett gemensamt mål. Till exempel, om ditt företag har en chic mönster citat från vilka kunder glädjetårar på kinderna - ja, använda den.

Artighet - det är inte ordet

Var artig - inte samma sak som att skriva artiga ord. Tvärtom: ju fler ord, desto mer irriterande är att få ett brev, särskilt om artighet kartong. Sann artighet manifesteras i vården av samtalspartner.

Brev från toppen - Gott Nytt År. I utseende det är mycket artigt partner gratulerade, önskade honom god hälsa och tackade familjen för deras samarbete. Men det är irriterande eftersom det saknar vård och verkar vara genomsyrad av hyckleri.

Care inte manifesteras i ord, men i löfte: att skriva så kort som möjligt och utan vidare; inte slösa läsarens tid; stick neutrala, tysta toner; i allmänhet bär andra fördelar, inte bara hotande framför hans ögon.

En annan stor oro - inte skriva ett brev utan att behöva. Budskapet på det nya året är inte nödvändigt. Det vore bättre om källan inte slösa vår tid.

Det är en vanlig form av artighet och hygien. Du känner dem nog, så jag går bara över huvud. Det är viktigt att komma ihåg att hövlighet inte i ord - det är alltid med respekt.

Kunden inte som soppan var borta från restaurangens meny. Hon skrev ett brev, och hon sa, det finns alla typer av artighet, artighet, men det är inte riktigt. Innebörden av detta brev - "vi inte bryr sig om dig." Denna formella svar.

För att göra artigt brev, måste du ta hand: att tala om orsakerna till ett sådant beslut, föreslå alternativ, visar betydelsen av sitt yttrande. Det är viktigt att skälen var ärlig "inte till vår fördel," - detta är det normala läget restaurang.

Tack vare ett separat brev

Tack kollegor - bra. Men om du skriver ett brev i ett ord "tack", då vi lastade kollega extra arbete: vi måste se brevet i lådan, öppna, stänga, ta bort. i stället för tack få extra arbete.

Om du verkligen vill tacka mina kollegor, är det bättre att göra det personligen, med ett leende. Om personen inte fungerar, och tack verkligen vill, är det vettigt att lägga till ytterligare material eller en gåva.

I exemplet från ovan det bästa alternativet - bara för att skriva ett sista brev till "tack". Men vi tar en annan situation: vi - restaurangen manager och vän gratis att ge dig råd om arbets fråga. Bra tacksamhet kan vara:

Naturligtvis är detta inte nödvändigt: när vi är redo att hjälpa osjälviskt, ingen förväntar sig i gengäld gåvor. Men om du gör det, kommer en person att vara nöjd.

Det enda du bör uppmärksamma - för läsaren det var lämpligt att använda gåvan. Om du har att fånga en kurir vid en obekväm tid - är sådär. Eller promo kod för mängdrabatt när du köper 500 ₽ från 10 tusen - för svag en present.

Värre än bara en kampanjkod på ett fallskärmshopp, vilket är nödvändigt för den skull fem på morgonen på söndag för att gå till tåget, och även betala extra för parasailing.

se även

• 8 typer av stoppord, som måste undvikas →
• 12 saker som Enrage i korrespondens →
• 14 av reglerna av kommunikation i budbäraren →