Varför listor inte fungerar och vad man ska göra

Det finns inget enklare än att styras med en uppgiftslista. Jag skrev sina affärer i en kolumn, och sedan ta och enkelt strukits som utförande. Vad du kan tänka dig?

Men om man tittar på antalet olika skrivbord, mobila och webbapplikationer som implementerar detta koncept, blir det tydligt att allt är inte så enkelt. Trots mångfalden av verktyg och funktioner är uppgiftslistor fortfarande inte fungerar! Kanske du vet bara inte hur man använder dem?

Alla människor börjar använda uppgift chefer vid en tidpunkt då de känner att deras dagliga rutin i kaos. De börjar glömma viktiga saker att göra, förvirrad prioritering av uppgifter och uppdrag och kollegor matas sent för ett datum. I det ögonblicket är en plockar man upp en "tudushku" smak och försöker göra i ditt liv organiserat. Och som regel först han lyckas. Men efter ett tag, och att göra-listor fungerar inte, och den initiala kaos tillbaka till livet.

Varför detta händer?

Det faktum att förvaltningsuppgifter - detta är bara ett verktyg. Nämligen att det fungerade bra, det måste vara korrekt konfigurerad. Och här är några tips för att göra det.

1. separat

I inget fall kan inte dumpa alla dina stora och små företag i en stor, lång lista. Det finns inget mer deprimerande än betraktandet av hans uppgiftslista, där flera tiotal poster. I detta fall är sannolikheten någonsin komma till svansen på listan till noll. Olika studier av produktivitet i allmänhet säga att antalet dina uppgifter på samma ark bör inte överstiga 7-8 enheter. Därför skilda uppgifter listor efter kategori, projekt, ämne brådska och andra symptom.

2. add tidslinje

I enlighet med Parkinsons lag, tar arbetet alltid så mycket tid som du tilldela det. Är därför att upprätthålla en lista över uppgifter endast användbart om du är bredvid varje objekt skriv den ungefärliga körtid. Ja, i själva verket kommer eventuella avvikelser observeras; Ja, några dagar i allmänhet allt går upp och ner, men i grund och botten detta tillvägagångssätt fungerar. Lägg ner den ungefärliga körtid av ett fall, kommer du omedvetet försöka anpassa honom, och det är fundamentalt ändra spelreglerna. Prova och du kommer bli förvånad över hur kraftfullt verktyg kommer att vara din uppgift listan.

3. prioritera

Denna post är lätt att följa. Viktiga frågor genomförs i första hand, små och icke-brådskande - med tanke på tillgängliga tiden. Det återstår bara att prioritera sin lista, och att göra det på rätt sätt. När allt kommer omkring, det finns mycket brådskande ärenden, men det spelar ingen roll för dig. Och ibland vice versa. Därför erbjuder vi dig följande prioriteringar:

• viktiga och brådskande ärenden;
• viktigt men inte är brådskande,
• brådskande men inte viktigt;
• icke-brådskande och oviktigt.

4. Mät

Och den sista regel i förteckningen, men inte minst viktigt, är behovet av analys och utvärdering av din lista. Försöker inte att omedelbart gömma och glömma utförande uppgiften. Försök att identifiera slutet av varje vecka under flera timmar och i slutet av månaden, kanske till och med en hel dag för att sammanfatta. Plocka upp från arkiv raderade element och uppskattar att du gav deras prestanda.

• Hur väl och snabbt du kommer att klara av sitt arbete?
• Var det möjligt att göra det bättre, eller kanske inte borde ha engagerade i den här branschen?
• Hur mycket du har utvecklats i riktning mot ditt mål?
• Vad bör göras för att avancera ytterligare ett steg framåt?

När du svara på dessa och liknande frågor, din lista för dig att skaffa en helt annan innebörd. Han utvecklats från en enkel zapisochnika "något att komma ihåg" ett kraftfullt beslutsverktyg, planering och analys av resultat.