7 saker som skrämde glömma när man planerar en resa

1. Gör resor schema

Vanligtvis är det tidigare köpt flygbiljetter, desto billigare de är. En liknande situation kan vara och med en tågbiljett: på vissa sträckor - dynamisk prissättning. Detta innebär att desto mindre platser, desto högre pris. Allt annat - transport, hotellrum, coworking - är också bättre att välja och betala i förväg: bara eftersom det kommer att finnas fler alternativ, och i vissa fall kan du få en rabatt för tidigt boken.

Även om resan går endast en person i företaget måste vara en tidsplan för affärsresor. Då blir det möjligt att boka och betala för allt i förväg. Naturligtvis ibland planer kan förändras, men de spontana resor leder till ekonomiska förluster. Så snart börja schema och hålla fast vid det, för att hitta pengar för en plötslig affärsresa lättare.

2. Kontrollera med din resepolicy

I stora företag resepolicy - ett dokument om några dussin sidor. I den beskrivs i detalj alla de principer som styr resan: hur mycket du kan spendera på biljetter, som kategori hotell är tillåtna, hur mycket per diem betalas i olika länder, vem och hur man ersätta kostnader snubbla. I mindre företag resepolicy mindre formella, ofta i nivå med muntliga överenskommelser. Ändå är bindande.

Specialist som behandlar att organisera resor, för att hålla alla regler och siffror i huvudet är inte lätt. Särskilt om en hel del affärsresor och kostnader på dem är alltid olika. Konton innan varje handling, vare sig betalning för biljetter, hotellbokningar, eller beräkningar resa, kolla med resepolicy. Och lita inte på deras eget minne och erfarenhet - eftersom alla misstag kan bli kostsamt för företagen.

3. Beräkna den bästa vägen

Ju fler dagar för att hålla ut den anställde, desto mer kommer han att behöva avsätta dagligen. Speciellt när resan fångar helgen: även om dessa dagar inte är en expert som arbetar för företaget är oundvikliga kostnader.

Å andra sidan kan skillnaden i priser på flygbiljetter till olika tider neutralisera besparingarna dagligen. Till exempel lågprisbolag flyger endast på tisdagar och lördagar, och det prestigefyllda nationella flygbolaget - varje dag och vi måste använda sina tjänster. Överväga alla alternativ, och de där mindre än dagligen, och de där biljetterna är billigare. Detta kommer att bidra till att göra ett välgrundat beslut.

Men glöm inte om komforten för de anställda. Knappast ett affärsmöte kommer att lyckas om din kollega kommer att gå till henne omedelbart efter en över natten flygning.

4. Boka biljetter, överföringar, hotell

Organisation av affärsresor kan jämföras med en korg i snabbköpet, som du måste fylla. Den viktigaste och dyra föremål i det - flyg, transfer till och från flygplatsen, hotell. Hur bokar jag allt detta på bästa sätt?

• Du kan manuellt söka efter lämpliga alternativ för flygbolaget, och hotell, och sedan försöka göra dem den optimala kombinationen. Men utan erfarenhet du är osannolikt att spara mycket.
• Du kan lita på det specialutbildade personer - anställda i myndigheter som organiserar resor. Men för varje tjänst du kommer att betala, eftersom byrån tar en provision för sitt arbete.
• Du kan använda tjänsterna för att organisera resor som fungerar som en fullständig ersättning för affärsresebyråer. De tillåter dig att boka allt de behöver på några minuter och till konkurrenskraftiga priser.

För att delta i åtgärden OneTwoTrip för Business

5. Bestämma vad du ska göra i händelse av force majeure

Allt kan gå enligt plan: planet är sent, får den anställde sjuka dagen före avresan, hotellbokning händer rätt händelse plötsligt skjuts upp. Vad man ska göra i sådana situationer? Åtminstone ta hänsyn till de extra kostnader i budgeten för resan. Och vara redo att snabbt lösa problemet anställd som kan vara tusentals kilometer bort från dig, köpa honom nya biljetter och leta efter en annan boende.

Viktigt: förklara för anställda som lön för nya biljetter och boende ur fickan kostnader endast i extrema fall. Naturligtvis kommer du att ta igen sina kostnader. Men vem kommer att kompensera dig för de extra kostnader moms på affärsresor? Deklarationer endast om transaktionen görs mellan juridiska personer.

6. Var försiktig försäkring

Ryska medborgare på uppdrag i landet kan använda MHI policy. Det viktigaste - glöm inte att ta med honom.
För utlandsresor kräver en annan försäkring - resa utomlands. Utan policy den anställde kan "expandera" vid ankomsten i ett annat land. Sådana fall - sällsynta, men ändå de kommer. Dessutom är historien om astronomiska räkningar för ett par jabs i ett främmande klinik inte en myt. Försäkringen är billigt och sparar en betydande mängd.

7. Samla alla dokument på resan

Inte så svårt att ordna resan, som det är att ta fram ett korrekt sätt. Du måste göra ett förskott rapport överens om hotell och flyg med ledningen, samla en hög med dokument till tecken en rapport om resan... Även om företaget försöker komma bort från byråkratin, borde allt här vara tydlig - det är dessa krav lag.

För rapportering måste du samla alla boardingkort, fakturor från hotell, biljetter, alla checkar och andra dokument med anknytning till resan.

Vi flyger med OneTwoTrip för företag!