8 misstag som gör att att-göra-listor inte fungerar

En att göra-lista hjälper dig att planera din dag tydligt och fokusera på viktiga uppgifter. Men du måste vara försiktig: en brist - och detta användbara verktyg förvandlas till en kaotisk soptipp som är omöjlig att hantera. Produktivitetsexperter har identifierat några av de vanligaste att-göra-listmisstagen och hur man undviker dem.

1. Skriv inte ner saker

En uppenbar poäng, men det är fortfarande värt att komma ihåg: om du håller listan över uppgifter uteslutande i ditt huvud, kommer du definitivt att glömma något. Att skriva ner saker i en anteckningsbok, i anteckningar på din telefon eller i ett dokument på din dator hjälper dig att få en tydlig bild, även när dina tankar börjar bli förvirrade av trötthet.

Sociologen och chefscoachen Jen Yager konstaterar att detta också gör att du kan ta mer ansvar för uppgifter. "Olika saker som drar dig åt olika håll försvinner helt enkelt eftersom du har en tydlig plan framför dina ögon", förklarar experten.

2. Behandla din att göra-lista som en önskelista

Naturligtvis skulle det vara trevligt att implementera idén som kom till dig för ett par dagar sedan, men fråga dig själv: "Vill jag verkligen göra det här idag?"

Tidshanteringsexpert och författare böcker "Känner mig lugn. Produktivitet och sinnesfrid i en tid av eviga deadlines ” Laura Vanderkam anser att det inte är meningsfullt att lägga till de uppgifter som du inte planerar att slutföra till listan. "De kommer lika gärna att förbli ogjort om du inte listar dem. Dessutom kommer det att hjälpa till att undvika skuldkänslor”, konstaterar experten.

Skapa en separat lista för stora saker och projekt som du skulle vilja göra, men senare. Produktivitetsexperten David Allen kallar detta en "kanske någon dag"-lista. Detta tillvägagångssätt låter dig spara dina idéer och inte överbelasta den dagliga agendan.

"Kom ihåg att en att göra-lista är ett produktivitetsverktyg, inte en magisk lista över vad du vill uppnå", påminner Jen Yager.

3. Lägg till för många uppgifter i listan

Enligt Laura Vanderkam är ett av de största misstagen att vara för ambitiös när man gör en lista. Det är bättre att göra det kortare och prioritera uppgifter.

”Att göra-listan ska bestå av 3-5 uppgifter som du ska slutföra idag. Ja, du har många fler projekt som kräver uppmärksamhet. Men helst är en att göra-lista ett slags kontrakt med dig själv. Du lovar dig själv att utföra exakt dessa uppgifter, oavsett vilka andra saker som dyker upp”, avslutar experten.

Och mindre viktiga uppgifter kan alltid fördelas över de närmaste veckodagarna eller månaden.

4. Bryt inte stora saker i små steg

Ofta kommer saker på listan som kräver flera steg för att genomföras på en gång. Sådana stora projekt bör behandlas med försiktighet.

Mike Vardy, skapare av Productivityist produktivitetsbloggen, menar att utan att dela upp stora uppgifter i små delar kommer du inte att uppnå maximalt resultat.

Produktivitetscoachen Grace Marshall tillägger att med en blandad lista av stora, som att bygga en webbplats och små saker, som att beställa ett nytt parti visitkort, är det mycket mer sannolikt att vi skjuter upp stora projekt för efter.

"Detta händer för att när vi är i handlingsläge vill vi ta oss an enkla uppgifter som vi definitivt kan lösa. Det är som ett beroendeframkallande datorspel. Vi erbjuds aldrig att rädda världen från zombies eller hitta skatter i ett steg. Istället går vi igenom den ena nivån efter den andra och slutför alla uppdrag i tur och ordning”, förklarar Grace Marshall.

5. felformulerat

Bloggaren Michael Vardy råder att alltid använda verb. Istället för korta fraser som "Seryozha, maila" håll dig till tydliga fraser, till exempel: "Skicka försäljningssiffror till Sergey via e-post."

”Föreställ dig att du behöver lämna över ansvaret till någon annan. Om du börjar uppgiftsbeskrivningen med ett verb blir det mycket lättare för en person att förstå vad som krävs av honom. Du är från framtiden och där finns den personen. Förenkla din uppgift och bli av med vaga formuleringar”, rekommenderar Michael Vardy.

6. Behandla din inkorg som en att göra-lista

Om du låter e-postmeddelandena som kommer med posten styra din dag, kommer du att slösa bort all din tid på att lösa andras problem. "Låt oss vara ärliga: flödet av meddelanden torkar aldrig ut. Det är inte konstigt att vi känner att vi inte har energi att göra något annat, säger produktivitetscoachen Grace Marshall.

Tänk på dina strategiska mål - ambitiösa proaktiva projekt, önskningar för året eller globala utvecklingsriktningar. Hur ofta visas något av detta i din e-post? Om det är sällsynt är det bättre att rikta uppmärksamheten mot andra uppgifter.

7. Ta inte tid att vila

Periodiska pauser, som en promenad i parken eller en fem minuters andningsövning, hjälper dig att ladda om och få styrka. Och detta är inte mindre viktigt än att ta bort nästa uppgift från listan.

"Många tycker att det är meningslöst att lägga till något "improduktivt" till sin lista. Men lite vila hjälper till att fokusera djupare och mer effektivt på efterföljande uppgifter. Låt pauserna vara något naturligt och obestridligt för dig. Detta kommer att balansera din energi, förbli fokuserad och förhindra utbrändhet”, säger friskvårdskonsulten och psykologen Lee Chambers.

8. Lista onödiga uppgifter

Det är alltid trevligt att kolla in vad du har gjort. Men detta betyder inte att det är värt att lägga till ett stort antal elementära uppgifter till ditt schema.

"Även om det finns fördelar med att registrera små aktiviteter och vanor, har de många fler nackdelar. Det blir svårare för oss att prioritera uppgifter, listan blir mer komplicerad och ibland finns det giftig produktivitet som leder till överansträngning och förhalning. Dessutom kan det finnas en falsk känsla av att vi lyckades göra mycket på en dag, även om vi faktiskt bråkade med elementära saker, säger Lee Chambers.

För små vanor och ritualer, som påminnelser om att ta vitaminer eller träna, rekommenderar experten att du använder speciella appar som vanespårare.