4 mentala fällor som dödar produktiviteten

Produktivitet har många fiender: oändliga möten, påträngande kollegor, multitasking och mer. Men oftast blir vi förvirrade av mentala fällor. PhD, professor vid University of Toronto Andre Kukla i sin bok skriver att detta är invanda tankemönster som slösar bort vår tid och energi utan att ge något tillbaka.

När vi väl lärt oss att känna igen och neutralisera dessa "fiender" kan vi öka vår produktivitet avsevärt. Här är några vanliga fallgropar som kan komma i vår väg.

1. planeringsfel

Detta trend underskatta hur lång tid det tar att slutföra en uppgift. En del av planeringsfelet beror på att vi också är det

optimistisk vi tittar på vår produktivitet och överskattar våra styrkor.

På grund av denna fälla ligger vi ständigt efter schemat. Om du på jobbet måste hantera strikta deadlines, till exempel, tidsfristen för slutförandet av ett teamprojekt beror på dig, kan ett planeringsmisstag avsevärt skada ditt rykte.

En annan konsekvens av det är att vi försöker göra det omöjliga och klarar av att slutföra en enorm mängd uppgifter på kort tid. Detta leder till obalans. När vi tar på oss för mycket arbete tid för nära och kära och det finns inget personligt liv.

Höga förväntningar och bristande kontroll över deadlines är en direkt väg till utbrändhet. När vi missar en viktig uppgift måste vi offra timmar som vi borde ha spenderat på underhållning, egenvård och till och med sömn. Gradvis leder detta till emotionell, mental och fysisk trötthet orsakad av långvarig eller upprepad påfrestning.

Hur man övervinner

Använd inte att göra-listor utan tidsbegränsning. Listor i sig är värdelösa. Om de inte har tydliga deadlines hjälper de inte alls att prioritera och följa ett realistiskt schema.

Timeboxing hjälper till att lösa problemet. Denna metod består i att tilldela en viss tidsperiod för varje uppgift i schemat. Det gör att du effektivt kan hantera planeringsfelet, eftersom det gör det möjligt att visualisera arbetstiden.

För att göra mottagningen ännu mer effektiv, förbered dig i förväg. Ställ in en timer varje gång du gör en uppgift, som att träna eller sortera i arbetspapper. Så du kommer att förstå hur mycket tid du brukar lägga på sådana saker, vilket betyder schema blir enklare. Du kommer att kunna ange den exakta tiden i kalendern och få en riktig uppfattning om vad du kommer att hinna göra på en dag.

Var inte rädd för att hantera din tid fritt. Avsätt inte minsta möjliga tid för varje fall, som i det optimistiska scenariot, utan det maximala beloppet, som i det pessimistiska. Om du avslutar allt tidigt kan du vila innan nästa uppgift.

2. övergångsögonblick

Det här är ögonblicken under dagen när vi går från en aktivitet till en annan. När vi till exempel öppnar en flik i webbläsaren blir vi irriterade på att sidan tar lång tid att ladda, och öppnar nästa för att fylla tiden. Eller när vi kollar sociala medier när vi återvänder till jobbet från ett möte. Det hela börjar med ofarliga 5 minuter, och slutar med skuldkänslor efter en halvtimmes bortkastad tid.

Hur man övervinner

Nästa gång du känner för att kolla sociala medier skingra tristess eller bara för att bli distraherad, vänta 10 minuter. Troligtvis kommer du redan att ändra dig när de löper ut.

Föreställ dig att den spontana impulsen att göra något är en våg, och du är en surfare. 10-minutersregeln ger dig tid att "rida på lustvågen". Du tar en paus, lägger märke till dina känslor och tar sedan över dem. Detta hjälper till att motstå plötsliga önskningar och hantera känslor tills de avtar.

10-minutersregeln fungerar bra för att hantera en mängd olika distraktioner. Till exempel med lusten att äta något skadligt eller se en annan serie klockan två på morgonen.

3. Enkel effekt av brådska

Detta trend välj brådskande och snabba uppgifter snarare än viktiga och långa uppgifter. Vi prioriterar med andra ord en kort uppgift som tar 5 minuter framför ett större projekt som kommer att ta timmars arbete.

Ett perfekt exempel är e-post. Enligt statistiken en vanlig anställd tar emot 121 meddelanden per dag. Även om du svarar på varje mejl inom 2 minuter tar det 4 timmar. Men den här tiden kan ägnas åt riktigt viktiga saker.

Hur man övervinner

Timeboxing kommer att skydda dig från frestande samtal från små uppgifter. Boka en period i ditt schema för koncentrerat arbete och varna alla i nöd, till exempel familj eller överordnade, att du inte är tillgänglig just nu. Detta kommer att befria dig från skuld och ångest på grund av att du inte svarar på brev eller meddelanden. Alla kommer att veta att du är oskiljaktigt engagerad i affärer.

Försök att inte ge efter dina önskningar. Till en början kan du bli frestad att snabbt kolla sociala medier eller slänga dina kläder i tvättmaskinen om du arbetar hemifrån. Påminn dig själv om att nu är det dags för koncentrerat arbete, och allt annat är strängt förbjudet.

4. Känslan av skam

Människor är inte maskiner, så vår produktivitet sjunker med jämna mellanrum, även om vi planerar vår tid ansvarsfullt och lägger vår uppmärksamhet endast på viktiga saker. Detta är en naturlig process.

Att skämma ut sig själv för att inte göra något är helt värdelöst. Ja, du kanske har försov ditt morgonträning idag eller förvirrad oftare än vanligt. Skyll inte på dig själv. Giftiga känslor kommer bara att få dig att må sämre och, ironiskt nog, ännu mer distraherad för att hantera negativiteten.

Hur man övervinner

Visa dig själv mer medkänsla. Alla har problem för att hålla uppmärksamheten under lång tid och inte bli distraherad av bagateller. Det är viktigt att ta ansvar för sina handlingar utan giftiga skamkänslor.

självmedkänsla gör oss mer motståndskraftiga inför ouppfyllda förväntningar, eftersom det minskar stressen som ofta följer med misslyckanden. Om du märker att du börjar lyssna på din inre kritiker igen, tro inte på det eller argumentera med det. Påminn dig istället om att hinder är en del av vägen till framgång.

Prata med dig själv på samma sätt som du pratar med en vän. Detta gör att du kan se på situationen utifrån och se den för vad den verkligen är. muntra upp dig. Till exempel så här: "Du är i början av vägen." Eller så här: "Du förändras redan till det bättre."

Känslor av skam och skuld är en annan anledning till varför timeboxning är bättre än en att göra-lista. Listor vidmakthåller skadliga stereotyper om oss själva och fungerar som en ständig påminnelse om vad vi inte gjorde idag, även om vi lovade.