6 tips om hur du effektivt hanterar ett distansteam

Vårt startup-team arbetar på distans, och anställda är utspridda över hela världen - från Vietnam till Turkiet. Det verkar omöjligt att organisera alla: du kan inte se vad alla gör och hur deras humör är. Men vi gjorde det.

Baserat på min erfarenhet skrev jag en guide om hur man reder ut allt, organiserar och motiverar medarbetare på distans. Jag delar det med dig.

1. Förhandla fram avtal och säkra dem

"På stranden", diskutera reglerna med varje anställd:

• Från vilken tid och till vilken tid jobbar du?
• När du behöver ha kontakt.
• Är det möjligt att ta itu med arbetsfrågor under arbetsfri tid?

Diskutera under processen kontroversiella frågor och spela in avtal i kunskapsbasen. Annars, om du tystar problem, den anställde kommer att börja brinna ut.

Från praktiken: det är viktigt för oss att människor ständigt lär sig och utvecklas. Och vi påminde laget om detta om och om igen, men stötte på motstånd.

Det visade sig att killarna inte visste att de kunde göra detta på arbetstid och att vi betalar för utbildningen. Nu lär alla sig: de går kurser i design och till och med skrivande.

2. Planen

Bestäm tillsammans med dina medarbetare mål för den närmaste framtiden och riktlinjer för framtiden. För att göra detta, utför brainstorming och välj prioriterade idéer.

I början av varje månad ringer vi till exempel redaktören och gör tillsammans upp en innehållsplan för nästa månad. Medarbetaren erbjuder en lista med ämnen för material och jag som chef ger råd om vad som är värt att ta hänsyn till och vad som är bättre att utveckla.

För kvalitetsplanering är det viktigt att en person förstår arbetsuppgifternas omfattning och sina resurser. Om det inte finns någon sådan förståelse bör han övervaka sin produktivitet. Ett tecken hjälper: uppgiften är skriven i en kolumn och den ungefärliga tiden det tog att lösa den i den andra. På så sätt kommer medarbetaren att kunna referera till sin erfarenhet och ställa realistiska förväntningar vid planering. tidsfrister.

Det är viktigt att uppgifter har betydelser och mål – vad du gör och varför. Endast i det här fallet kommer de anställda att ha en tydlig förståelse för sitt arbete, och projektet kommer att ha en vektor för utveckling.

3. Organisera dina uppgifter

Ofta fungerar startups bara inom budbäraren. Vi började också på det här sättet, men insåg snabbt att Telegram inte räcker och sådan kommunikation leder till kaos och missförstånd om vem som gjorde vad.

Därför är det bättre att använda en uppgiftsspårare och visualisera uppgifter på kanban styrelse. Så här gör du:

• Lägg till uppgifter till den virtuella brädet.
• Fördela dem i flera kolumner, till exempel "Ska göras", "Pågår", "Under granskning", "Överenskommelse".
• Tilldela en ansvarig för varje uppgift och sätt en deadline.
• Flytta korten genom kolumnerna när du fyller i dem.

Det är viktigt att skriva ner uppgifter i detalj och i ett tydligt språk – så att din kollega och du själv förstår när du återvänder till det.

För att organisera en Kanban-bräda kan du använda vilken bekväm tjänst som helst. Vi arbetar till exempel i Begrepp. Tjänsten är tillgänglig i Ryssland, gratis för ett litet team (upp till 10 anställda) och lätt att använda.

I tjänsten har vi satt upp ett filtersystem så att du enkelt kan växla mellan medarbetare och se vilka uppgifter som pågår, vilka som är klara och vilka som har fastnat.

Hela laget ska underhålla styrelsen. Alla ansvarar för sina uppgifter och uppdaterar dem hela tiden. Ja, det tar upp arbetstid, men allt är under kontroll. Till en början kan anställda vara obekanta med att använda verktyget. Fortsätt påminna dem om att detta är viktigt tills laget anpassar sig.

4. Förvandla inte chattar till en soptipp

Att hålla kontakt med litet team, det räcker med en vanlig budbärare. Vi har till exempel samlat alla jobbchattar i en mapp i Telegram.

Att organisera kommunikation för ett stort företag är svårare: antalet chattar kommer att växa, de måste vara mer fingrupperade. Och det är här företagslösningar som Hangouts, Pachki, VK Teams eller Myteam kommer väl till pass.

Se till att kommunikation bara handlar om affärer. Och att diskutera planer för fredag eller foton av katter, kan du skapa en separat chatt - sådana översvämningar är bra för teambuilding.

5. skingra illusioner

När alla arbetar på kontoret verkar stämningen i teamet vara klar. Men detta är en illusion. Ännu fler illusioner föds på distans, eftersom det i detta format finns få personliga kontakter. Vi vet inte hur en anställds dag går, vilka svårigheter han har eller hur lång tid det ena eller det andra uppdraget tar.

Därför är ledarens uppgift inte bara att begära rapporter om utfört arbete, utan att tillsammans med teamet reflektera, skingra blinda fläckar och leta efter tillväxtpunkter för verksamheten.

För att göra detta genomför vi regelbundet:

• Teammöte i slutet av veckan. Vi diskuterar vem som gjorde vad, vad som hände och vilka problem som finns.
• Retrospektiv med en del av teamet i slutet av månaden. Vi tittar på resultaten och diskuterar vad vi kan förbättra. Om du har månadsstatistik hjälper detta.
• Möten 1 + 1 på begäran. Killarna kan ringa sina chefer vilken dag som helst och fråga om råd. Vi tror att istället för att försöka lösa något som du inte har tillräckligt med erfarenhet av är det alltid bättre att rådfråga en kollega. Lämna inte dina anställda åt sina egna enheter – håll kontakt och stöd dem.

Den idealiska varaktigheten för ett samtal är: upp till en timme. Under denna tid kommer teamet inte att hinna tröttna och kommer i lugn och ro att fortsätta arbeta.

6. Upprätthålla en kunskapsbas

Ha inte all information i huvudet: det tar bort din styrka och gör dig oumbärlig i ordets dåliga bemärkelse. Om du inte vet hur något fungerar, kan du inte överföra uppgiften och åka på semester.

Skriv ner mallar, instruktioner, checklistor, registrera användbara kontakter och empirisk erfarenhet. Förvara allt på ett ställe så att det är lätt att hitta data.

Detta förenklar kommunikationen, påskyndar arbetet och gör att du slipper upprepade misstag. Medarbetarna behöver inte ständigt dra varandra eftersom allt redan är organiserat i mappar, till exempel i Notion.